Det er før set, at en kvik journalist har fundet ud af, hvem der har skrevet med på Statsministerens taler ved simpelthen at dåseåbne Word-dokumentet og kigge korrekturrettelser, egenskaber og andre skjulte informationer efter i sømmene.

Word gemmer nemlig en lang række forskellige oplysninger i dokumentet, der ikke umiddelbart er synlige, mens du skriver det, medmindre du f.eks. har slået korrektur-funktionen til. F.eks. gemmer Word en liste med samtlige ændringer, der er foretaget i dokumentet.

Modtageren af dokumentet kan derfor med ganske få klik se de afsnit, du troede, du havde slettet – samt hvem der har slettet eller ændret i dem.

Derudover gemmes en lang række statistiske oplysninger, f.eks. navnet på den person, der har oprettet dokumentet, hvornår det sidst er ændret og af hvem.

Disse oplysninger kan du få vist ved at vælge Filer-menuen | Egenskaber i Microsoft Office Word 2003 og bladre gennem fanerne i Egenskaber-dialogboksen.

I Microsoft Office Word 2007 klikker du på Office-knappen og vælger Forbered | Egenskaber. Så åbnes dokumentegenskaberne i en separat rude lige under båndet i Word-vinduet.

Gem i et primitivt format

Du kan selvfølgelig fjerne disse oplysninger ved at gemme dokumentet i et andet og mere ”primitivt” format. For eksempel kan du med fordel gemme Word-dokumenter i RTF-formatet. Så forsvinder alle de skjulte oplysninger.

Men RTF-formatet understøtter desværre ikke billeder, tabeller eller anden form for grafik, så hvis du har anvendt dette i dit dokument, går det tabt eller formateres til ukendelighed, når du gemmer dokumentet i RTF-format.

Undersøg dokument

Vil du være helt sikker på at undgå pinlige situationer, skal du bruge tillægsprogrammet Fjern skjulte data i Microsoft Office system 2003, der kan hentes fra Office Online.

Det kan både rense Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-præsentationer for pinlige informationer.

For at benytte værktøjet skal du først åbne det dokument, regneark eller den præsentation, du vil rense for personlige oplysninger og vælge Filer-menuen | Fjern skjulte data i f.eks.

Word 2003. I Word 2007 vælger du Office-knappen | Forbered | Undersøg dokument.

Selvom fremgangsmåden er forskellig i 2003 og 2007, sker der grundlæggende det, at dokumentet scannes for skjulte informationer, og disse fjernes af guiden. Til sidst har du mulighed for at skrivebeskytte det nye dokument.

Sådan virker Undersøg dokument-funktionen i Microsoft Office Word 2007

Undersøg dokument-funktionen er en del af standardinventaret i Microsoft Office Word 2007.

1. Undersøg dokument

Start med at åbne det dokument, du ønsker at fjerne oplysninger om korrekturrettelser og lignende skjulte informationer fra. I Microsoft Office Word 2007 vælger du derefter Office-knappen | Forbered | Undersøg dokument.

2. Hvad skal undersøges

Nu åbnes Dokumentinspektion-dialogboksen. Her skal du vælge, hvilke dokumentelementer, der skal undersøges. Du kan søge efter personlige oplysninger i kommentarer, korrekturmarkeringer, sidefødder og -hoved, skjult tekst og XML-data.

3. Så undersøges dokumentet

Når du har valgt, hvilke dokumentelementer du ønsker at undersøge, klikker du på Undersøg-knappen. Så åbnes Dokumentinspektion-dialogboksen, hvor du kan følge med i hvilke dokumentelementer, der undersøges, og hvor langt undersøgelsen er.

4. Hvad vil du fjerne?

Når dokumentinspektionen er gennemført vises undersøgelsesresultatet i Dokumentinspektion-dialogboksen. Ud for de dokumentelementer hvor der blev fundet skjulte informationer, står der angivet, hvilke informationer der er tale om.

5. Fjern oplysningerne

Ønsker du at fjerne de skjulte informationer for et givent dokumentelement, f.eks. Kommentarer, ændringer, versioner og anmærkninger, klikker du på Fjern alle-knappen ud for dokument-elementet. Du kan ikke fjerne dem enkeltvis. Det er alt eller intet.

6. Undersøg igen, og afslut

Klikker du på Undersøg igen-knappen, undersøges dokumentet endnu engang for skjulte informationer. Ikke overraskende er der ingen skjulte informationer længere. Derfor kan du nu med god samvittighed klikke på Luk-knappen.