Faktisk tror jeg ikke, der er mange præsentatører, der er klar over, hvor heldige de er. De har publikum helt for dem selv, og hovedparten af dem er kommet udelukkende for at høre, hvad netop du – og/eller andre præsentatører der deltager ved samme arrangement – har på hjerte.

Prøv en gang at sammenligne med journalisten, der skal have lokket læseren til at læse netop hans historie i avisen eller på internettet, eller se det indslag han har produceret i nyhedsudsendelsen.

Eller på annoncøren der skal råbe et publikum op med en annonce i avisen eller et banner på en hjemmeside. Begge dele sker i et miljø, hvor der er så mange andre distraktionsmuligheder:

På internettet er læseren kun et klik fra alt det andet, der interesserer vedkommende – sportsnyheder, underlige videoklip på YouTube, spil eller porno – og på fjernsynet kan der hurtigt zappes videre, hvis ikke det næste indslag i nyhederne har fænget seeren i løbet af de første få sekunder.

Så præsentationssituationen er helt unik. Du har publikum der hvor du vil have dem, nemlig samlet i samme rum som dig selv og uden særlig mange muligheder for at blive distraherede – i hvert fald ikke uden at du har en meget stor chance for at opdage det.

Så hvorfor ikke udnytte lejligheden til at give den hele armen og give tilhørerne en præsentation, de kan huske – også længe efter de har forladt lokalet.

Fra ide til handling

”God is watching – so give Him a good show!”, som en gammel amerikansk talemåde siger, og sandsynligvis er det også det, de fleste præsentatører har sat sig for gøre, når de planlægger deres præsentation.

Men oftest ender det med at blive alt for abstrakt og for generelt. Uanset om du har fået 20 minutter eller en time til dit indlæg, så vil du nemlig frygtelig gerne både have tilhørerne til at forstå, hvor genial din ide er, eller hvor unikt og vigtigt dit budskab er, samtidig med at du gerne selv vil fremstå som en troværdig og dygtig person.

Så i stedet for at skære tingene ud i pap, tager du dem med op i helikopteren og får dem til at se det hele lidt fra oven i stor højde – og hvis din præsentation (i overført betydning) handler om nye dyrkningsmetoder for hvede, nytter det jo ikke at hive folk 10 kilometer op i luften, hvor de alligevel ikke kan se forskel på, om der står byg eller hvede på markerne!

Eksempler frem for koncepter

De fleste præsentationer er alt for abstrakte. De fremlægger koncepter og konklusioner, men ingen beviser. Fordi du ved, at du har begrænset tid og gerne vil have det hele med, forsøger du at holde dig til de store linjer uden for mange detaljer.

Går det rigtigt højt, får du måske klemt et enkelt eksempel eller to ind, men de bliver aldrig rigtigt andet end garniture. For det meste ender det med tre dele redegørelse til en del eksempler.

Men i virkeligheden bør det nærmere være omvendt. I en overbevisende præsentation, er eksempler ikke garniture, de er forretten. Kun ved at give tilhørerne nogle konkrete eksempler de kan leve sig ind i, har du en chance for at fange deres opmærksomhed.

Prøv at tænk tilbage på gymnasietidens såkaldte matematiske eller fysiske beviser. Så længe de kun var ligninger på tavlen, var de nærmest uforståelige, men når først der blev sat et eksempel fra hverdagen på beviset, gav de straks mere mening – så vidt jeg da husker.

Så i stedet for at fordøje alt for tilhørerne og springe direkte til konklusionen, så giv tilhørerne en række eksempler, der underbygger din ide eller dit budskab.

Derved får du sporet deres tanker ind på den konklusion, du vil formidle til dem – og som de måske selv når at regne ud, før du fortæller dem den. Men det gør sådan set ikke noget, for en aha-oplevelse man selv får er bedre, end én man får fortalt.

Jamen, det er der ikke tid til, mener du! Jo, tænk anderledes! Ikke alt behøver at bliver præsenteret som en punktopstilling på et dias – ja, faktisk bør du slet ikke bruge punktopstillinger overhovedet. Brug billeder og illustrationer i stedet for.

Et før- og efter-billede, et par stemningsbilleder som et eksempel til en historie du fortæller eller et par veldisponerede grafer kan give tilhørerne meget mere end en hel flok dias med punktopstillinger.

Historier frem for tal

Det kan også være, at du falder i den anden grøft og kører din ”bevisførelse” frem i form af et solidt talmateriale. Det sker nok oftest, hvis du har en regnskabsmæssig baggrund eller hvis det publikum du skal præsentere over for, har det.

Men faktisk er det slet ikke vejen frem. For enten vil din massive brug af tal og diagrammer lulle dine tilhørere i søvn, eller også vil tilhørerne gå mere op i at finde uoverensstemmelser i dit talmateriale end at forstå dit budskab – nå ja, det sidste sker nok kun, hvis du skal fremlægge din præsentation for en flok revisorer.

Så inden du falder for fristelsen, så husk på, at for hvert talsæt, som du fremfører, gemmer der sig massevis af historier bag.

Tag f.eks. velgørenhedsorganisationen VisionSpring, der forærer briller til folk i udviklingslandene, der har behov for dem for at kunne brødføde sin familie.

De kunne vælge at stille sig op og vise grafer med tal for hvor mange mennesker, der havde behov for briller i de enkelte udviklingslande, men i stedet fortæller de potentielle sponsorer historien om den 35-årige, indiske tekstilvæver, der havde brug for briller for at kunne skaffe mad til familien og betale skolegang for sine børn og andre lignende historier, der taler til følelserne frem for regnemaskinen hos de fremtidige sponsorer.

Historier virker næsten altid bedre end tal, netop fordi de taler til den emotionelle frem for den rationelle side af vores hjerne – og det er måske især snedigt, hvis du vil have folk til at donere penge til en velgørende sag.

Så næste gang, du overvejer at stoppe et diagram eller et talsæt i din præsentation, så tag lige og overvej én gang til, om der ikke er en historie, der kan fortælle budskabet lige så godt.

Spring forspillet over

Alverdens præsentationsguruer har fortalt os det igen og igen: ”Start med at fortælle dem, hvad du vil fortælle, fortæl dem det – og fortæl dem så, hvad det var, du fortalte”.

Men helt ærligt, hvor mange spillefilm har du set gøre det på den måde: ”I aften skal du høre historien om en dreng, der vokser op og pludselig opdager, at han er søn af imperiets mest frygtede mand.

Se hvordan, de mødes, hvordan faderen ender med at blive dræbt for at beskytte sønnen mod kejserens kræfter og….” kunne være en meget lang og lammende for plottet-indledning til de tre oprindelige Star Wars-film.

Nej, den måde at opbygge en præsentation på, dræber simpelthen dine muligheder for at få tilhørernes udelte opmærksomhed – ikke alene fra starten, men hele vejen igennem præsentationen.

For når du først har fortalt, hvad du vil fortælle, hvorfor behøver man så høre efter mere?

Spænd i stedet faldskærmen på ryggen, og spring direkte ind i kampzonen. Start med et brag, der rusker op i tilhørerne eller giver dem et overraskende faktum, som du derefter benytter resten af din præsentation på at forklare, hvordan hænger sammen.

Som når jeg f.eks. indleder mit kursus om effektive præsentationer med historien om, hvordan årsagen til rumfærgen Challengers forlis faktisk kan spores tilbage til brugen af punktopstillede præsentationer fra rumfærgeproducenten Boeing.

Det kan for alvor skabe opmærksomhed hos tilhørerne, og jeg bruger så resten af den første lektion på at få tilhørerne til at indse, hvor skadelige punktopstillinger er for vores formidlingsmæssige muligheder med en præsentation.

Eller når Rebecca Fuller fra udstillingsvirksomheden RAF Models starter med at slukke alt lyset i lokalet, når hun skal præsentere museumsfolk for RAF Models særlige koncept til at skabe udstillinger for blinde og svagtseende og forklarer tilhørerne, at ”Sådan oplever de fleste blinde jeres museum.

Der er intet, de kan lære, intet de kan opleve, fordi alting foregår i et medie, de ikke kan opfatte”. Det kan nok være, at det lille trick, kan få tilhørerne til at indse, hvilke udfordringer de giver blinde besøgende.

Så kort sagt – spring al den indledende snak over om, hvad det er, din præsentation handler om.

Start i stedet med noget uventet, der kan ruske op i tilhørerne: Så har du deres udelte opmærksomhed under hele resten af præsentationen.

Fokusér på det vigtigste

Hvis du siger mere end to ting, så siger du ingenting. Det har været reglen for tilrettelæggelsen af masser af præsidentkampagner i USA.

Uanset hvornår en kandidat får tilkæmpet eller tilkøbt sig fjernsynstid, så har de altid holdt sig til to, enkle budskaber, fordi deres spindoktorer har lært dem, at så snart de starter på et tredje budskab, så glemmer tilhørerne med garanti et af de første to, de fremførte.

Men du kender sikkert godt følelsen af, at det er svært at udelade noget – for alle detaljer er jo vigtige, hvis man skal have det totale billede af, hvad det er for en ide eller et budskab, du fremfører.

For du har jo sikkert brugt lang tid på dine forstudier og din forberedelse af præsentationen.

Du har analyseret og bearbejdet informationer og talmaterialer – og du har kæmpet med at formulere konklusionerne.

Så hvis du skal fjerne et enkelt punkt på dias 25, så er det næsten lige så smertefuldt som at skulle amputere den ene arm på dig selv.

Men prøv en gang at sætte dig selv i rollen som instruktør af en spillefilm. Her skal du afsætte taletid til alle dine pointer.

Du kan nemt skabe en fantastisk mono- eller dialog, hvis du kun har et par enkelte pointer, men har du 22 skuespillere, der skal have taletid i din film, så begynder det at blive svært at få plads til det hele.

Så sørg for at dine vigtigste hovedpointer får mest taletid. Det gør du nemmest ved at evaluere din præsentation, når du har skabt det første udkast til den. Hvor meget taletid og hvor mange dias bruger du på at præsentere hovedpointerne?

Bruger du ikke over halvdelen af tiden på det, der må betegnes som kernen i dit budskab, så prøver du højst sandsynligt at gøre for mange ting på en gang.

Sælg budskabet ind

Før dit publikum kan værdsætte den information, du giver, skal de opdage, at de har brug for den. Behovet kommer før produktet.

De fleste præsentatører tager sit publikums behov for netop det budskab, den viden eller den ide, de fremfører for givet. Men de bedste præsentationer er faktisk opbygget som mysterier, ikke som opslag i et leksikon!

De sælger så at sige behovet til publikum og giver dem så løsningen/budskabet/ideen til sidst.

Det sker oftest ved at opbygge en ”nysgerrighedskløft” blandt tilhørerne – ganske som en god krimi eller thriller gør det.

Når først kløften er opbygget, benytter du resten af præsentationen til at fylde den op igen – så tilhørerne først opdager, at de har behov for den pågældende viden og dernæst får den.

Vi kender alle de dræbende præsentationer, hvor præsentatøren har kastet otte punkter på hvert slide og troskyldigt går i gang med det første punkt, mens vi læser de andre syv imens.

Hvad sker der, når vi har læst dem. Vi keder os bravt og venter på at idioten oppe ved lærredet bliver færdig, så vi kan komme videre til næste dias.

Hvad nu, hvis det ikke var otte punkter, men otte spørgsmål der havde stået på det dias? Hvor meget mere opmærksomhed havde vi så ikke givet præsentatøren, og hvor stor chance havde vi haft for at kunne forudsige, hvad vedkommende ville fortælle os til det dias?

Vi ville have ventet i spænding på svarene, ville vi. At den taktik nytter, understreges af, hvad der skete, da vores sognepræst et af de første år sendte en indkaldelse til budgetmøde ud til sognebørnene.

Behøver jeg at sige, at det næppe er det mest ophidsende at deltage i, og at der sjældent kom andre end menighedsrødderne til de møder.

Men det år var fremmødet markant højere, for jeg bor i en egn med nysgerrige sjæle, og de måtte simpelthen have svar på disse spørgsmål:

”Hvor mange penge har menighedsrådet brugt på kaffe til efter-kirkearrangementer i det forgangne år? (a) 10.000, (b) 30.000 eller (c) 4.500.”

”Har vi brugt (a) flere eller (b) færre alterlys i år?”

”Kommer vi ud med (a) et lille overskud, (b) et lille underskud, (c) et så stort overskud, at vi kan købe nye salmebøger eller (d) balancerer årets regnskab?”

Jo, det var nok til at selv de folk, der sjældent satte sine ben i sognets kirker fandt vej til præstegården den tirsdag aften.

Det var i øvrigt samme år, selvsamme præst nær var blevet lynchet ved konfirmationen, for i sin prædiken til konfirmanderne at fremføre, at de kære konfirmander havde haft en større timeløn under konfirmationsforberedelsen, end han havde fået for at undervis dem. Jo, det var en præst, der forstod at ruske op i folk.

Du har andre midler end PowerPoint

De fleste præsentatører støtter sig til deres PowerPoint-dias som en gammel mand til sin stok.

Og når nu du har fået tudet ørerne fulde om, at du ikke må bruge punktopstillinger, men i stedet skal vise billeder der underbygger dine budskaber, så kan det somme tider være svært at finde det rigtige billede til situationen.

For hvilket billede er nu det bedste til at vise ”innovation”: Det hvor tryllekunstneren hiver en kanin op af sin høje hat, eller det hvor manden sidder foran sin computer med en lysende pære over hovedet?

Men bevidstløs brug af alverdens clip-art-biblioteker er ikke kommunikation: Det er staffage. Og hvis det er svært at få vist på et dias i din PowerPoint-præsentation, er PowerPoint måske ikke det bedste medie til dit budskab.

I sådanne tilfælde er du bedre tjent med ikke at bruge PowerPoint, men i stedet finde noget andet og mere realistisk at bruge over for dit publikum.

Som da den nyudnævnte indkøbschef i en amerikansk koncern ville centralisere indkøbene, i stedet for at indkøbene blev foretaget i hver enkelt afdeling.

For at underbygge sit budskab havde han forud for mødet med den øverste ledelse i koncernen sat en studentermedhjælper til at få fat i alle de forskellige arbejdshandsker, som koncernens fabrikker indkøbte fra forskellige leverandører.

Det var lidt over 400 forskellige slags alt i alt – fra næsten lige så mange leverandører – og selvom flere af handskerne var næsten ens, var der alligevel et prisudsving på op mod 50 kroner på det samme par handsker fra hver sin leverandør.

Til mødet havde den nye indkøbschef fået samlet alle handskerne ind og havde fået udstyret hvert par med et manillamærke med pris på. Nu lå de så på mahogni-mødebordet i direktionsmødelokalet og talte deres tydelige sprog til topledelse og bestyrelse, der var indkaldt til mødet.

Det tog ikke den nye indkøbschef ret lang tid at få overbevidst de fremmødte om det fornuftige i at centralisere indkøbene.

Han kunne have valgt at bygge en PowerPoint-præsentation. Det havde været meget mindre besværligt, men knapt så effektfuldt og havde næppe resulteret i så hurtig en beslutning fra ledelsen.

Så selv om PowerPoint oftest er det eneste værktøj, du har som præsentatør, er det ikke altid den bedste løsning. Kan det lade sig gøre at bringe virkeligheden ind i lokalet, er det oftest mere effektfuld end PowerPoint!

Syv minuttersreglen

Det underbygges af et gammelt undervisertrick, der specielt anvendes af it-undervisere. Skift medie for hver fem-syv minutter, så kan du bedre fastholde dine tilhøreres opmærksomhed.

Jo tak, for hvor fængende er en endeløs gennemgang af skærmbilleder for din opmærksomhed?

I praksis kan du starte med at køre med din præsentation i syv minutter ved hjælp af projektoren. Skift så til f.eks. en whiteboard-tavle – men tal aldrig, mens du tegner på tavlen!

Den kan ikke høre dig endsige forstå dig, og dine tilhørere kan måske heller ikke høre, hvad det er, du så ømt hvisker til tavlen.

Whiteboard-tavlen er god til at tegne ”mentale modeller” på. For forståelsen af modellen kommer oftest under tilblivelsen af den – og her er det meget mere levende, når tilhørerne kan se dig tegne modellen, mens du forklarer dem, hvad de enkelte komponenter består af eller står for.

Det er svært at gøre på samme måde i en PowerPoint-præsentation.
Derefter kan du tage fem-syv minutter til med PowerPoint.

Derefter kan du vælge at starte en diskussion med publikum – enten for at høre deres mening om det du siger eller for at spørge dem, hvad deres erfaringer er.

Du kan også vælge at stille tilhørerne en opgave eller sende dem ud i små grupper og diskutere det emne, du taler om – hvis der altså er tid til det.

Denne skiften mellem forskellige medier og større eller mindre inddragelse af publikum i din præsentation, gør den meget mere levende og nærværende for tilhørerne.

De bliver en del af det og kommer til at spille en aktiv rolle i formidlingen af dit budskab.

Mange veje til målet

Som du kan se, er der mange flere veje til målet end de vanlige syv punkter på hvert dias. Kun fantasien sætter grænserne! Prøv nogle af artiklens ideer af, næsten gang du skal give en præsentation – om den er stor eller lille, betyder ikke så meget.

For ligegyldig hvad, så handler det om at sælge dit budskab ind, og der er flere veje til målet end bare rå PowerPoint-dias.