De fleste lidt mere rutinerede Outlook-brugere benytter regler til at håndtere mails, der enten støjer i deres indbakke, eller som de netop ikke ønsker skal drukne i indbakken, eller som skal behandles nærmere på et senere tidspunkt.

Du kan f.eks. frafiltrere mails med bestemte emner, fra bestemte afsendere eller til bestemte modtagere og samle dem i en separat mappe ved at oprette en regel.

Det kan f.eks. være tilfældet, hvis du bestyrer en mailingliste eller ønsker at samle f.eks. henvendelser af en bestemt karakter i en separat mappe.

Derved undgår du, at de pågældende mails drukner i den øvrige postmængde eller virker forstyrrende i den daglige håndtering af mails. I stedet samles mailene i en separat mappe, som du så kan behandle og besvare på et tidspunkt, hvor du udelukkende koncentrerer dig om denne ene arbejdsopgave.

Opret regler fra Indbakke-mappen

Når du modtager en mail af den type, du vil flytte over i en anden mappe, kan du oprette en regel ved at højreklikke på den i meddelelseslisten og vælge Opret regel i genvejsmenuen.

Så åbnes Opret regel-dialogboksen. Her kan du øverst vælge hvilken betingelse, der skal aktivere reglen og nederst vælge hvilken handling, reglen skal udføre.

Reglen kan enten oprettes ud fra en handling, du ønsker at foretage på mails fra den pågældende afsender, når emnelinjen indeholder den samme tekst som den pågældende mails emnelinje, eller når mailen er sendt til en bestemt mailadresse.

Markér den betingelse, reglen skal reagere på i de tre felter øverst i Opret regel-dialogboksen.

Du kan så vælge at flytte mailen til en bestemt mappe, få afspillet en lyd eller få vist en besked om, at mailen er modtaget.

Vil du flytte mailen til en bestemt mappe, markerer du Flyt e-mail til mappe-feltet og vælger den mappe, mailen skal flyttes til ved at klikke på Vælg mappe-knappen.

Klik på OK-knappen for at oprette den nye regel. Hvis du ønsker at oprette en mere avanceret regel, kan du også klikke på Avancerede indstillinger-knappen, så åbnes Guiden Regler, der gennemgås i det følgende afsnit.

Avancerede regler

Til at oprette de mere avancerede regler anvendes Guiden Regler. Her kan du opstille en lang række betingelser for de enkelte mails.

Mails der overholder betingelserne, kan du så sætte Outlook til at gøre noget ved – f.eks. tildele en kategori, oprette opfølgningsflag eller videresende til en anden modtager.

Vil du f.eks. kategorisere alle dine mails fra og til arbejdskollegaer i din afdeling med kategorien „Afdeling“, kan du gøre det med Guiden Regler. En anden oplagt mulighed er at oprette en regel, der automatisk sætter et opfølgningsflag på alle de mails, du sender, der har høj prioritet.

Så kan du automatisk blive mindet om at rykke for et svar efter f.eks. to dage.
Har du et særligt behov for automatisk håndtering af din post, kan du næsten altid få Guiden Regler programmeret til at klare det for dig.

Mulighederne i Guiden Regler er mange, men grundlæggende er fremgangsmåden den samme for opbygningen af alle former for regler.

Ikke så svært endda

Selvom der er mange valgmuligheder i de enkelte trin, er det slet ikke så svært endda, når du først har overblik over selve processen i at oprette en avanceret regel.

Følger du guiden her i artiklen, vil du hurtigt opdage, at det faktisk er en meget overskuelig proces. Det uoverskue-lige i denne sammenhæng er de mange muligheder, som vi er mange, der godt kunne tænke os at få serveret på en mere overskuelig måde.

Men giver du dig tid til at gennemgå de enkelte muligheder i den øverste rude i hvert trin i processen, vil du hurtigt opdage, at det nærmest kun er fantasien og din evne til at bøje reglerne, der sætter grænsen for, hvad du rent faktisk kan gøre med regler.

Opret en regel med Guiden Regler

Åbn Guiden Regler

Du åbner Guiden Regler ved at klikke på Avancerede indstillinger-knappen i Opret ny regel-dialogboksen eller ved at vælge Funktioner-menuen | Regler og advarsler og klikke på Ny regel-knappen øverst i Regler og beskeder-dialogboksen.

Åbn Guiden Regler

Fra skabelon eller tom

Så starter Guiden Regler. Vælg, om nye regler skal oprettes ud fra en skabelon eller ud fra en helt tom regel. Klik på Næste-knappen.

Fra skabelon eller tom

Vælg betingelser

Vælg den eller de betingelser, mailen skal opfylde, for at reglen anvendes på den. Markér den eller de betingelser, der skal opfyldes i den øverste rude, og tilpas kriterierne for de enkelte betingelser ved at klikke på linkene i betingelserne i den nederste rude. Klik på Næste-knappen.

Vælg betingelser

Vælg handling

Hvilken handling eller handlinger skal der udføres på den pågældende mail? Vil du f.eks. flytte mailen til en bestemt mappe, markeres ”flyt den til mappen ” i den øverste rude.

Opret en regel med Guiden Regler

I den nederste klikker du på -linket og vælger den mappe, meddelelsen skal flyttes til. Klik på Næste-knappen.

Vælg handling

Vælg undtagelser

I dette trin skal du opstille undtagelser for, hvornår den handling, du vil udføre på mailen, ikke skal udføres. Det foregår på samme måde, som beskrevet i de forrige trin. Vælg betingelse for oven, og definér variable i nederste rude. Klik på Næste-knappen.

Vælg undtagelser

Navngiv reglen

I guidens sidste trin skal du navngive reglen, og vælge hvorvidt reglen skal køres på de mails, der allerede ligger i Indbakke-mappen, om reglen skal aktiveres nu, eller om den blot skal oprettes. Afslut oprettelsen ved at klikke på Udfør-knappen.

Navngiv reglen

Opret regel-dialogboksen

A. Regler for afsender

Markér dette felt, hvis reglen skal gælde mails fra den pågældende afsender.

B. Tekst i emnelinjen

Markér dette felt, hvis reglen skal gælde en bestemt tekst eller bestemte ord i emnelinjen. Tilpas teksten i feltet til det, reglen skal gælde for.

C. Sendt til

Skal reglen kun gælde mails sendt til dig eller en anden betingelse for modtageren, markeres dette felt, og betingelsen vælges i listefeltet.

D. Vis besked

Vil du have åbnet en dialogboks med besked om, at du har modtaget den pågældende mail, skal du markere dette felt.

Opret regel-dialogboksen

E. Afspil en lyd

Har du højttalerne tændt hele tiden, kan du få afspillet en lyd ved særligt vigtige mails. Vælg den lyd, du vil have afspillet, og test den evt. med afspil-knappen.

F. Flyt til mappe

De fleste ønsker at flytte deres mails til bestemte mapper. Vælg mappen, som mailen skal flyttes til ved at klikke på Vælg mappe-knappen.