I forhold til 2007 Microsoft Office system er 2010-versionen ikke så stort et spring – i hvert fald hvis du kender båndet og de andre nyskabelser i 2007
Læs også
Kommer du fra Office 2003 eller tidligere, vil springet være meget større. Fordelen er, at nu kender vi en masse til, hvordan det spring gøres lettest muligt, og hvilke medarbejdergrupper der har sværest ved at gå fra menuer til båndbaseret navigation i Office-programmerne.
Erfaringerne viser nemlig, at det er økonomifolkene, der har sværest ved at anvende den nye navigation i Office Excel, fordi de oftest arbejdede med nogle af programmets mere avancerede talbehandlingsfunktioner, som f.eks. pivottabeller og konsolidering.
Tilgengæld er der gode erfaringer med de mere almindelige kontormedarbejdere og de private brugere. De oplever, at det er nemt og hurtigt at skifte over til den nye måde at anvende Office-programmerne på, og de fleste får også et ikke uvæsentligt produktivitetsløft, når først de har forstået, hvordan båndet virker.
Fra filer-knapper | Udskriv har du meget bedre overblik over udskriftsfunktionerne og kan med det samme se, hvordan den færdige udskrift kommer til at se ud.
”Filer-menuen” er tilbage
Læs også
Filer-begrebet er tilbage i Office 2010. Væk er Office-knappen, der alligevel ikke rigtigt passede ind i designet. Erstatningen er en ny fane først i Båndet, der slet og ret er blevet døbt Filer-knappen. Det er herfra du f.eks. kan udskrive og gemme dit dokument, ganske som i den gamle Filer-menu i tidligere Office-versioner.
Hvor resten af Båndet samler de funktioner, du bruger til at skabe og bearbejde indholdet i dit dokument med, finder du alle de funktioner, du anvender til at håndtere dit dokument med på Filer-knappen.
Når du klikker på Filer-knappen åbnes der særlige “backstage”-vindue, der fylder stort set hele programvinduet. Derfor hedder det heller ikke Filer-fanen, men knappen – for at fremhæve forskellen mellem fanerne i båndet og det “backstage”-vindue, der åbnes, når du klikker på Filer-knappen.
Størrelsen på Backstage-vinduet gør det muligt at kunne præsentere de mange informationer og funktioner mere overskueligt og giver bedre overblik over de valgmuligheder, du har til rådighed.
Det er fra Filer-knappen, du starter nye dokumenter, finder de seneste dokumenter du har arbejdet med og kan tilgå og tilpasse dokumentegenskaberne for det dokument, du arbejder med i øjeblikket.
Læs også
Fra Filer-knappen | Ny kan du vælge den skabelon, du vil bygge dit nye dokument over. Du kan vælge mellem skabeloner, der ligger gemt på din egen computer, på jeres netværk eller på Office Online. Brug skabelonerne, som de er eller som inspiration til det dokument, du skal til at skrive. Billedet stammer fra Technical Preview, hvor Filer-knappen endnu ikke var indført.
Det er også her fra, du kan sende dit dokument vedhæftet til en mail, og her fra du kan udskrive dokumentet.
Du lukker Backstage-vinduet igen ved at klikke på en af fanerne i båndet, der kan ses lige over Backstage-vinduet.
Start et nyt dokument
Når du vil starte et nyt dokument i f.eks. Word, vælger du Filer-knappen| Ny. Herfra kan du enten vælge at oprette et nyt, blankt dokument eller vælge en af de mange skabeloner, der enten ligger gemt lokalt på jeres netværk eller er tilgængelige på Microsoft Office Online.
Du kan navigere rundt i de tilgængelige skabeloner i ruden til venstre. Du kan hele tiden se, hvor du befinder dig ved hjælp af adresselinjen øverst i den venstre rude. Når du klikker på en skabelon i ruden til venstre, vises der en beskrivelse af skabelonen øverst i ruden til højre.
Læs også
Når du finder den ønskede skabelon, kan du åbne den ved enten at dobbeltklikke på den eller markere den i ruden til venstre og klikke på Opret-knappen i ruden til højre.
Det er ved at klikke på Filer-knappen, du finder skabeloner til nye dokumenter, kan tilgå de dokumenter du senest har arbejdet med, og her fra du kan udskrive dit dokument.
Tilpas dokumentegenskaber
I tidligere versioner af Microsoft Office system skulle du tilgå og tilpasse de mange forskellige dokumentinformationer og -egenskaber, der hørte til hvert enkelt dokument fra flere forskellige vinduer og dialogbokse på din computer.
Nu er alle disse informationer samlet på et sted, nemlig på Filer-knappen| Info. Her kan du finde informationer om, hvornår dokumentet er oprettet, hvornår det sidst er ændret, hvem der er forfatteren, og hvor meget dokumentet fylder både på harddisken og i antal sider.
Det er også her du finder og kan tilføje de såkaldte ”mærker” eller meta tags, som du kan bruge til at beskrive dokumentet med. Derved bliver det lettere at genfinde dokumentet, når du søger efter det på din harddisk, på netværket eller på et SharePoint arbejdsområde.
Læs også
Genskab tidligere versioner
Fra Filer-knappen | Info kan du også gendanne ikke bare den seneste automatisk gemte version af dit dokument, men alle de versioner der er blevet gemt automatisk i baggrunden, mens du har arbejdet med dokumentet. Systemet husker alle de automatisk gemte versioner, der er oprettet i de seneste fire dage, så det er ikke bare de nyeste versioner, der ligger tilgængelig.
Fra Filer-knappen | Info kan du også gendanne ikke bare den seneste automatisk gemte version af dit dokument, men alle de versioner der er blevet gemt automatisk i baggrunden, mens du har arbejdet med dokumentet.
Understøtter jeres it-infrasturktur det, kan du også rulle dokumentet tilbage til en tidligere gemt version på f.eks. et SharePoint-arbejdsområde.
Åbn senest gemte dokumenter
Læs også
Fra Filer-knappen | Seneste kan du tilgå alle de dokumenter, du har arbejdet med for nylig. Det er oftest hurtigere end at skulle finde det på harddisken eller på et netværksdrev.
Bedre styring af udskriften
Tidligere var det lidt af et kunststykke at få skrevet rigtigt ud. Oftest skulle du foretage indstillinger i to-tre forskellige dialogbokse, og for at få vist udskriften skulle du åbne et særligt vindue, hvorfra der kun var adgang til de allermest almindelige tilpasningsmuligheder for udskriften.
Det nye Backstage-vindue samler de mest essentielle indstillingsmuligheder til format- og printervalg og gør det samtidig muligt at se, hvordan udskriften kommer til at tage sig ud med de valgte indstillinger. Alt sammen fra et og samme vindue og uden at du skal åbne flere forskellige dialogbokse for at skabe den helt rigtige udskrift. Når du er tilfreds med dine indstillinger, klikker du bare på Udskriv-knappen, så skrives dokumentet ud. Nemt, enkelt og meget mere overskueligt.
Tilpas programindstillingerne og luk programmet
Ligesom du kunne tilgå programindstillingerne fra Office-knappen i 2007 Microsoft Office system, kan du i Office 2010 åbne Indstillinger-dialogboksen ved at vælge Filer-knappen | Indstillinger.
Ligesom i tidligere versioner åbnes Indstillinger-dialogboksen nu. Her kan du foretage alle de sædvanlige indstillinger samt, som en nyhed i Office 2010, oprette nye faner, hvor du kan samle de funktioner, du oftest benytter, så du altid har dem lige ved hånden. Det kan du læse mere om på www.officetips.dk.
Læs også
Nyhederne i Word 2010
Ved første øjekast synes der ikke at være de store nyheder i Microsoft office Word 2010, men som sædvanligt bedrager skindet, for rundt omkring har Microsofts Office-udviklere fået plads til en masse nytænkning.
Første gang du åbner Microsoft Office Word 2010 synes alt at være, som det plejer. Eneste synlige forandring er den manglende Office-knap, der nu er erstattet af Filer-knappen, der er gennemgået tidligere i denne artikel.
Word 2010 er da heller ikke det program, der har fået den største overhaling i forbindelse med opdateringen af programpakken til version 2010. Men ser du godt efter, opdager du snart, at Microsofts Office-udviklere alligevel har fået plads til en masse nyskabende og produktivitetsfremmende nytænkning rundt omkring.
Fra Filer-knappen | Del kan du sende dokumentet vedhæftet til en mail eller oprette et PDF- eller XPS-dokument og vedhæfte det til mailen. Du kan også sende dokumentet via Communicator eller lægge det ud på et SharePoint-arbejdsområde.
Se hvordan, udklippet kommer til at se ud
Læs også
En af de ting, der for alvor vil gøre en forskel for dig i fremtiden, er det såkaldte “Paste preview”, der gør det muligt at se, hvordan kopieret eller udklippet tekst kommer til at se ud, når du indsætter det i dokumentet. Paste preview dukker op som et i-mærke, hver gang du indsætter noget kopieret tekst i dit dokument.
I stedet for de tre gamle valgmuligheder for indsat tekst, finder du nu tre knapper, der gør det muligt at vælge enten at beholde samme formatering, som det dokument du kopierede fra, anvende samme formatering som det dokument du indsætter teksten i eller bare indsætte teksten uden formatering.
Det er der som sådan ikke noget nyt i. Det nye er, at de tre knapper virker som et galleri, så når du holder musemarkøren over en af knapperne, vises teksten, sådan som den vil tage sig ud i dokumentet, hvis du vælger den pågældende valgmulighed. Først når du klikker på en af knapperne, vælger du formatering på den indsatte tekst, og i-mærke-menuen forsvinder igen.
Paste Preview dukker op som tre knapper i et i-mærke, når du sætter tekst ind i dokumentet. De virker som et galleri, så når du holder musemarkøren over en af knapperne, vises teksten, sådan som den vil tage sig ud i dokumentet, hvis du vælger den pågældende valgmulighed. Først når du klikker på en af knapperne, vælger du formatering på den indsatte tekst, og i-mærke-menuen forsvinder igen.
Selvom det måske ikke synes som den store revolution, er det en af de mange små nyskabelser, der for alvor vil komme til at gøre en forskel i hverdagen. For hvor mange gange har du ikke bøvlet med at få valgt den rigtige formatering på den tekst, du indsætter og været nødt til at ændre formateringen efterfølgende eller gentage indsætningen af teksten.
Nu er det slut – og det foregår lige så enkelt, som hvis du valgte en ny afsnitstypografi. Jo, det her er en nyskabelse, der for alvor vil spare dig for tid og museklik.
Læs også
Bedre søgning
En anden forbedring er søgefunktionen. Væk er den gamle søgedialogboks, der er blevet erstattet af en Søge-opgaverude, der åbnes i venstre side af dokumentvinduet, så snart du klikker på Søg-knappen yderst til højre på Start-fanen.
Skriv det ord eller den sætning, du søger efter, i Søg-feltet øverst i opgaveruden, så finder Word lynhurtigt alle de steder i dokumentet, hvor ordet eller sætningen optræder og viser en liste med alle søgeresultater i den nederste del af opgaverunden. Samtidig markeres alle søgeresultater med gul overstregning i dokumentet.
Mere billedbehandling
En af de ting, der er gjort meget ud af generelt i Office 2010, er mulighederne for at bearbejde de billeder, du sætter ind i dokumenter og præsentationer. Du finder de nye muligheder i Billedværktøjer-fanen, der åbnes som en ekstra, kontekstafhængig fane, så snart du indsætter et billede i dokumentet eller præsentationen.
De fleste af de nye muligheder har du tidligere skullet over i et billedbehandlingsprogram for at kunne, men med Office 2010 er det muligt at foretage de mest almindelige billedkorrektioner direkte i Word og PowerPoint, ligesom du kan tilføje en lang række forskellige effekter og tilpasse billedets farver til det tema, du anvender i dit dokument.
Læs også
Ja, du kan tilmed fjerne baggrunden fra billederne med et værktøj, der er næsten lige så kraftfuldt, som det du finder i f.eks. Adobe Photoshop Elements. Det giver helt nye muligheder for at skabe lige præcis de billeder og den grafik, som gør dit dokument eller din præsentation meget flottere at se på.
Mere “art” i WordArt
Den gode, gamle WordArt-funktion har også fået en ordentlig overhaling. Det er slut med de sædvanlige prædefinerede indstillinger, som du måske kan huske fra Office 2003 og tidligere versioner.
Valg- og tilpasningsmulighederne er gjort meget mere raffinerede og smidige, og du kan lægge lige så mange effekter oven på hinanden, du har lyst til, så du har mulighed for at skabe alt lige fra logoer og til opmærksomhedsskabende overskrifter eller grafiske elementer.
Oversæt fra og til
Læs også
hvilket som helst sprog
En af de mere pudsige nyskabelser er den indbyggede oversættelsesfunktion, der gør det muligt at markere en hvilken som helst tekst i dit dokument og få vist en oversættelse til stort set et hvilket som helst sprog – ja, selv til dansk!!!
Det kunne være en rigtig genial hjælp i hverdagen, hvis du f.eks. skulle oversætte et citat eller noget baggrundsinformation fra f.eks. engelsk til dansk (eller omvendt), i forbindelse med at du satte det ind i dit dokument, men desværre synes kvaliteten af oversættelsen at være mere vild- end vejledende.
Men til oversættelse af enkeltord, er funktionen ganske anvendelig – men forsøg ikke at oversætte hele tekstafsnit uden at gå dem igennem med en tættekam, inden du sender eller viser dit dokument til andre.
Byg dine egne faner
En af de mere avancerede muligheder i den nye Word 2010 – og resten af programmerne i Office 2010 – er muligheden for at tilpasse fanerne i båndet eller tilføje dine helt egne faner med genveje til de funktioner, du oftest anvender samt til makroer og andre produktivitetsskabende funktioner, du tit har brug for.
Du kan tilpasse fanerne i båndet ved at åbne Indstillinger-dialogboksen for det program, du arbejder i. Det gør du ved at klikke på Filer-knappen | Indstillinger | Tilpas Båndet.
Læs også
I den højre rude kan du tilpasse fanerne på båndet. Du kan fjerne hele faner ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for fane-navnet. Det er også her, du kan tilføje Udvikler-fanen.
Ved hjælp af knapperne under den højre rude kan du tilføje nye faner til båndet og omdøbe fanerne. Du kan også tilføje nye grupper til den fane, du har markeret.
Du tilføjer funktioner til grupperne på fanerne ved at finde den ønskede funktion i ruden til venstre og trække den over på den gruppe på den fane, du ønsker at oprette en knap til funktionen på. Du fjerner funktioner fra fanerne ved at højreklikke på funktionen i ruden til højre og vælge Fjern i genvejsmenuen.
I en senere artikel vil vi se nærmere på, hvordan du kan bruge muligheden for at tilpasse fanerne i din hverdag.
Du kan vælge enten at rulle gennem dokumentet eller klikke på de enkelte søge-
resultater i søgeopgaveruden og springe til det sted i dokumentet, hvor det valgte søgeresultat optræder
Nyhederne i Excel 2010
Læs også
I Excel 2010 har udviklerne lagt vægt på at analysere, håndtere og visualisere de talbaserede informationer i regnearket
En hel række nye analyse- og visualiseringsværktøjer gør det lettere end nogen sinde at opdage vigtige tendenser og udviklinger i dit talmateriale. Specielt de nye SparkLines kombinerede med den forbedrede betingede formatering, der blev indført i Excel 2007, giver tilsammen et meget bedre overblik over selv store talmængder.
Sparklines
Sparklines er opfundet af statistikeren og
GUI-guruen Edward Tufte til at give overblik over udviklingen i et sæt
talbaserede informationer. De fungerer som en form for “små, intense,
simple dataord”, der placeres sammen med det talsæt, de skal
visualisere.
De viser udviklingen eller tendensen, som du så kan se i talsættet, og du kan f.eks. markere den største eller mindste værdi, fremhæve “vundne og tabte” talværdier (i princippet er der tre værdier: vundne (højeste), tabte (laveste) og neutrale (tallene mellem højeste og laveste) talværdier).
Styr på dokumentegenskaber, versioner og mærker
Læs også
Fra Filer-knappen | Info kan du dels se dokumentegenskaberne og dels tilføje dine egne mærker til dokumenter. Du kan også gendanne tidligere versioner af dokumentet.
1.Tilføj mærker
1. Tilføj mærker
Du kan tilføje de såkaldte ”mærker” eller meta tags med ekstra informationer om dokumentet, så det bliver lettere at genfinde, når du søger efter det på din harddisk, på netværket eller på et SharePoint arbejdsområde. Du kan også knytte egne kommentarer til dokumentet og f.eks. se, hvor lang tid I tilsammen har arbejdet på dokumentet.
2. Tilføj relaterede dokumenter
2. Tilføj relaterede dokumenter
Læs også
Nederst til højre på Filer-knappen | Info finder du en genvej til at åbne den mappe, det eksisterende dokument er gemt i. Derved kan du få et overblik over de andre informationer, der ligger i den samme mappe. Du kan også tilføje links til relaterede dokumenter ved at klikke på Tilknyttede dokumenter-knappen og vælge Tilføj link til et tilknyttet dokument.
3. Gendan tidligere versioner
3. Gendan tidligere versioner
Fra Filer-knappen | Info kan du også gendanne ikke bare den seneste automatisk gemte version af dit dokument, men alle de versioner der er blevet gemt automatisk i baggrunden, mens du har arbejdet med dokumentet. Understøtter jeres it-infrasturktur det, kan du også rulle dokumentet tilbage til en tidligere gemt version på f.eks. et SharePoint-arbejdsområde.
Sparklines
Læs også
Sparklines fungerer som en form for "små, intense, simple dataord", der placeres med det talsæt, de skal visualisere.
1. Til at illustrere udviklingen
1. Til at illustrere udviklingen
De fire sælgere Hansen, Petersen, Knudsen og Madsen har hver deres geografiske territorium, men må gerne sælge i de andres territorier også. På en salgsrapport kan salgschefen tilføje spark-lines for hver af sælgernes præstationer og derved hurtigt spotte hvilket territorium, de er bedst i: Deres eget eller kollegaernes.
2. I stedet for betinget formatering
2. I stedet for betinget formatering
Læs også
I princippet kunne en betinget formatering, der fremhæver største- og mindste-værdierne gives samme information, men forskellen er, at sparklines giver et bedre overblik over udviklingen i talsættet, end den betingede formatering gør.
3. Giver overblik over udviklingen
3. Giver overblik over udviklingen
En anden anvendelsesmulighed er at vise en oversigt over den historiske udvikling i et talsæt sammen med totalen eller den aktuelle værdi for et talsæt. Tænker vi os, at vi har salgshistorikken for de fire sælgere liggende i et separat regneark i projektmappen eller i et andet celleområde, kan vi vise den som en sparkline sammen med det aktuelle salgsresultat for hver af sælgerne.
