Microsoft Office Web Apps er ikke tænkt som en konkurrent til internetbaserede Office-kloner, som f.eks. Google Apps. I stedet er det ment som et supplement til den traditionelle programpakke, Microsoft Office, der kan anvendes, hvis du har behov for at tilgå dine dokumenter på farten fra en computer uden Microsoft Office installeret, f.eks. fra en internetcafe eller en computer i en lufthavn eller en hotellobby.

Det er også velegnet, hvis du skal samarbejde med folk, der ikke anvender Microsoft Office. For rent faktisk er det nu muligt, at flere kan arbejde samtidig i det samme dokument, og her giver Office Web Apps dig muligheden for, at du kan invitere venner eller forretningspartnere uden Microsoft Office til at åbne og arbejde i det samme dokument som dig selv.

I kan så enten vælge at arbejde i hver jeres del af dokumentet eller diskutere ændringerne undervejs over telefonen eller hen over bordet.

Faktisk kan du også tilgå dine Office-dokumenter fra din mobiltelefon, hvis du anvender en mobiltelefon, der understøter Microsoft Office Web Apps. Så kan du åbne dokumentet på mobilen og kan så læse og foretage mindre rettelser i det – andet tror vi altså ikke, det er muligt at overskue på så lille en skærm.

Hvornår skal jeg bruge hvad?

Men hvis du allerede har Microsoft Office 2010 installeret på computeren, hvad skal du så med de to andre platforme, og hvornår giver det mening at bruge hvad i hverdagen.

Lad os tage et eksempel. Du og dine studiekammerater er ved at skrive en rapport eller et speciale. I har valgt at dele dokumenterne til projektet ved hjælp af Windows Live SkyDrive. Herfra kan I åbne dokumenterne og arbejde med dem i de respektive Microsoft Office-programmer.

Til at skabe og håndtere de relativt store og ret komplekse dokumenter med fodnoter, sidehenvisninger, stikordsregister og indholdsfortegnelse anvender I den udgave af Microsoft Word, der er installeret på computeren.

En opgave for Web Apps

På et tidspunkt er du på besøg hos noget familie til noget komsammen og har naturligvis ikke slæbt din bærbare med til det, selvom du skal overnatte der til om søndagen.

Men samme weekend sidder et par af dine studiekammerater og gennemskriver jeres rapport og til deres store rædsel opdager de, at der mangler et meget centralt afsnit, som du er den eneste, der kan skrive – og da projektet skal afleveres om mandagen, kan du ikke nå at skrive det ind, når du kommer hjem.

De sender dig derfor en sms og under en hurtig samtale med dem, da du lige er gået på toilettet, aftaler I, at du låner din mosters computer, når du alligevel skal sove hos dem til næste dag.

Så da du kommer hjem til din mosters hus om aftenen, låner du familiens computer. Det er tydeligvis en computer, der primært bliver brugt til underholding og surfing på internettet, for der er ikke installeret Microsoft Office eller andre seriøse programmer på den overhovedet.

Men det lader du dig ikke slå ud af. Du logger bare ind på jeres fælles SkyDrive, hvor projektdokumenterne ligger gemt og vælger at åbne det dokument, du skal tilføje noget i, med Microsoft Office Web Apps, der er en integreret del af Windows Live SkyDrive.

Nu åbnes dokumentet i Microsoft Word Web Apps. Web Apps-udgaven af Word mangler de lidt mere avancerede funktioner, som f.eks. muligheden for at indsætte stikord, spore ændringer i dokumentet eller oprette indholdfortegnelse. Men til almindelige redigerings- og formateringsopgaver er det ganske glimrende, og du kan både anvende typografier og indsætte både tabeller, billeder og clipart i Web Apps-udgaven af Word.

Det er også alt, hvad du har behov for til at få løst din opgave, og i løbet af en times tid har du fået tilføjet det manglende afsnit og kan stolt sms’e til studiekammeraterne, inden du går i seng i et af de gamle børneværelser i din mosters hus.

En opgave for Mobile Apps

Men jeres trængsler er ikke forbi endnu. Dagen efter, hvor du er taget med din familie til din farmors 85 års fødselsdag, er den gal igen.

Denne gang har studiekammeraterne valgt at ændre på konklusionen, og derfor vil de gerne lige have din velsignelse til den nye ordlyd, inden de lukker rapporten helt af. Så midt under hovedretten tikker der en sms ind, hvor de beder dig læse konklusionen igennem og komme med eventuelle kommentarer.

Efter maden smutter du lige en tur udenfor, logger på SkyDrive fra din mobil og åbner dokumentet med konklusionen i Mobile Apps-udgaven af Word.

Da du har læst den ændrede konklusion og tænkt lidt over det, sender du en sms, der siger, at den nye ordlyd er meget bedre. Så kan de få gjort rapporten klar til aflevering, og du kan gå tilbage til festen.

Arbejd dér, hvor du er

Som det fremgår af det lidt vel tænkte eksempel herover (hvem katten har nogensiden fået lov til at tage til familiekomsammen, når der skulle afleveres en rapport), så er det primære formål med Microsoft Office Web Apps og Mobile Apps at gøre det muligt for dig at arbejde med dine dokumenter, regneark og præsentationer, uanset hvor du er.

Hverken Web eller Mobile Apps kan klare de mere krævende opgaver, som f.eks. stikordsregister og fodnoter i Word, pivottabeller i Excel eller at tilføje dias-overgange i PowerPoint, det kræver stadig, at du har Microsoft Office installeret på computeren.

Men har du ikke brug for de mere krævende funktioner til den opgave, du skal løse, kan du komme rigtigt langt bare ved at anvende Microsoft Office Web Apps.

Samarbejd med andre online

En anden anvendelse er, hvis du skal arbejde sammen med andre, der ikke har Microsoft Office installeret eller ikke lige er ved en computer, der har det. Ligger det dokument, I skal arbejde sammen om enten på Windows Live SkyDrive eller på Microsoft SharePoint, er det muligt at åbne det i Web Apps direkte i browser-programmet – og det kan I faktisk gøre alle sammen samtidig.

Så snart I arbejder flere i det samme dokument, opdateres dokumentet med de rettelser, de andre har foretaget, hver gang du gemmer dine ændringer. Det betyder, at du løbende kan følge med i, hvad de andre laver, ligesom de kan tage højde for dine rettelser og tilføjelser undervejs.

Dokumentet bliver med andre ord meget mere levende, og har I behov for det, kan I snakke sammen om ændringerne, mens I foretager dem – eller bare arbejde i hver jeres del af dokumentet og så følge med I, hvor langt de andre er kommet undervejs.

Gratis del af Windows Live-platformen

For den almindelige forbruger bliver Windows Live SkyDrive den platform, der tilbyder Microsoft Office Web Apps. Det bliver gratis at benytte, og skal du f.eks. skrive en festsang sammen med din kusine Bente i Hobro, kan I klare det uden at sende sangen frem og tilbage som mail over distancen.

Du giver hende bare adgang til dit SkyDrive eller lægger sangen ud i den offentlige mappe på SkyDrive, så kan hun åbne den og skrive de vers ind, som hun har, eller rette op på dine versefødder, hvis det er det, der skal til.

For den professionelle bruger, bliver det naturligvis Microsoft SharePoint 2010, der bliver platformen – både for samarbejde ved hjælp af de traditionelle programmer, men også for Web Apps og Mobile Apps.

Det vil give den enkelte medarbejder større handlefrihed og gøre det lettere at arbejde på farten eller kunne klare situationer, hvor det er nok bare lige at kunne slå noget op i et dokument, foretage en simpel beregning i et regneark eller lige tjekke sine notater i OneNote.

Det kan gøres enten fra en lånecomputer eller ved hjælp af en mobil med Office Mobile Apps.

Bedre end konkurrenterne

Selv om Microsoft klart har meldt ud, at Microsoft Office Web Apps på ingen måde er ment som en konkurrent til Google Apps og andre Office-lignende programmer i skyen, og selvom Web Apps mangler en del af den funktionalitet, du finder i de rigtige Office-programmer, så er det vores indtryk her på redaktionen, at Microsof Office Web Apps er langt bedre end konkurrenterne.

Web Apps virker og ser ud som Microsoft Office, det anvender samme brugergrænseflade som Microsoft Office 2007 og 2010, og mange af de ting, du savner i de konkurrerende produkter, er med som standard i Office Web Apps.

Således kan du arbejde med tabeller, SmartArts, billeder og så videre på nøjagtig samme måde, som du er vant til fra ”de rigtige” Microsoft Office-programmer.

Endelig virker Microsoft Office Web Apps meget mere helstøbte og uden de samme underlige mærkværdigheder, som man kan opleve hos konkurrenterne – f.eks. at genvejsmenuen mangler de sidste to-tre kommandoer, fordi de ligger under kanten på browser-vinduet.

Kort sagt, selvom de ikke var ment som konkurrenter, giver de konkurrenterne baghjul og leverer varen i vanlig fin Microsoft-stil.

Gratis Office Web Apps til alle FaceBook-brugere

Stort set ubemærket har Microsoft udgivet en særlig Office Web Apps-applikation på FaceBook, der gør det muligt for FaceBook-brugere at oprette Office-dokumenter og dele dem med hinanden.

Det er jo nærmest genialt! Integrer et miks af Office Web Apps og Windows Live skyDrive med din Facebook-profil, og du bliver med ét slag i stand til at dele dokumenter med alverdens FaceBook-brugere – eller måske bare vennerne I dit eget netværk. Du bestemmer selv!

Det koster ikke noget, og du får alle de grundlæggende funktioner i Word, Excel og PowerPoint – og de samarbejdsmuligheder, Microsoft Office Web Apps giver som standard.

Du kan selv prøve det af på www.facebook.com/docs. Det kræves kun, at du har en FaceBook-profil!

NYHED: Prøv også guiden, der konverterer dine billedgallerier på FaceBook til PowerPoint-præsentationer. Det er yderst brugbart og nemt at gå til. Bare vælg det galleri, du vil bygge en præsentation over, så klarer Office Web Apps resten. Læs mere på http://docs.com/Slideshow.

OneNote – perlen i Office Web Apps

Hører du til dem, der har flirtet med forskellige former for elektroniske notesbøger på internettet, som f.eks. EverNote, så du altid har adgang til dine noter og kan oprette nye, uanset hvor du befinder dig?

I så fald er Office Web Apps en glædelig nyhed for andre end brugerne af de traditionelle Office-programmer. For med Office Web Apps følger der også muligheden for at benytte det meget oversete notesbogprogram i Microsoft Office, OneNote, som dit notesprogram både på din computer og på farten.

Bare gå ind på dit SkyDrive, og opret en ny OneNote-notesbog, åbn den fra din OneNote, og du er i gang. Faktisk bliver du anbefalet at oprette din første notesbog på SkyDrive, når du opretter den efter at have installeret OneNote 2010.

Fremover kan du åbne notesbogen fra både din computer og fra dit SkyDrive, når du er på farten. Du ser de samme noter begge steder, og de ændringer, du foretager det ene sted, kan du se det andet sted.

Du kan tilmed dele notesbogen med dine venner og dine kollegaer, så I sammen kan opbygge jeres eget lille videnscenter med alle de praktiske informationer, projekter, ideer og andre ting, I har behov for at dele.

SkyDrive – din harddisk i skyen

SkyDrive er populært sagt din harddisk i skyen. Alle med en Windows Live-konto har et SkyDrive på hele 25 GB, så der er masser af plads for de fleste.

SkyDrive er opdelt i en Personlig og en Delt sektion. Du kan dele en hvilken som helst mappe med dine kontaktpersoner på Windows Live Messenger og dem, du inviterer ved at sende dem en mail med en invitation.

Du kan tilmed opsætte automatisk synkronisering, så I er flere, der synkroniserer mapperne op mod en mappe på jeres egen harddisk. Det kræver Windows Live Sync, der kan hentes fra Windows Live Sync’s hjemmeside.

For at oprette en ny mappe og dele den med dine venner klikker du på Ny-menuen øverst på SkyDrive-siden og vælger Mappe. Giv mappen et navn, og vælg, hvem du vil dele den med.

Som standard kan du vælge mellem dine kontaktpersoner på Windows Live Messenger og invitere andre ved at angive deres mailadresse nederst under Tilføj bestemte personer.

Klik på Næste-knappen, og træk derefter de filer og mapper over, som du vil placere i mappen. Alle de Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-filer, du placerer i mappen, kan åbnes direkte fra SkyDrive og redigeres med Microsoft Office Web Apps online.

Så dem, du deler filerne med, behøver ikke en gang at have Microsoft Office installeret for at kunne åbne og redigerer filerne.

Rediger et dokument

Når du markerer et dokument i en mappe, åbnes en lille menu til højre for filnavnet, hvor du kan vælge at redigere dokumentet i din browser, knytte en kommentar til det, opsætte separate delingsbetingelser, se en versionsoversigt eller flytte eller kopiere dokumentet.

Vælger du Rediger i browser, åbnes dokumentet i den tilhørende udgave af Office Web Apps, f.eks. Word Web Apps. Herfra har du adgang til de mest almindelige funktioner, så som tekst- og afsnitsformatering, typografivalg og stavekontrol i Word.

Du kan også indsætte tabeller, billeder, hyperlinks og multimedieklip i dine dokumenter, ganske som hvis du arbejdede i et Word-program, du har installeret på computeren.

Men skal du foretage dig noget mere avanceret, skal du netop have fat i det installerede Word-program. Microsoft Office Web Apps giver nemlig ikke adgang til de mere avancerede funktioner, som f.eks. brevfletning, gennemsyn og lignende. Det kræver stadig det installerede Word-program.

Men selvom du ikke har adgang til alle de funktioner, du kender fra de installerede Office-programmer, når du arbejder i Office Web Apps, har du rigelig funktionalitet til lige at rette de sidste detaljer i et dokument eller en præsentation eller til at få startet på et nyt dokument, et nyt regneark eller en ny præsentation, når du får en ny, genial ide.