Da den industrielle designer Robert Propst i 1964 udtænkte det såkaldte Action Office, lagde han, uden at vide det, grunden til de amerikanske cubicles – de små kuber i kontorlandskabet. Ideen sparede plads og gav ledelsen et effektivt overvågningsværktøj. Kuberne blev også berømmet for deres gode, sociale egenskaber: De ansatte kom hinanden ved og udvekslede kreative ideer.

I moderne tid viser undersøgelser det modsatte. Åbne kontorer, uden fornemmelsen af privatliv eller ro, gør de ansatte stressede, ukoncentrerede og kreativt forarmede. Prisen er udkørte medarbejdere uden kreativt overskud, som årligt koster amerikanske firmaer milliarder af dollars i tabt arbejdsfortjeneste.

Udviklingen fra kreativt samvær til følelsen af stress skyldes især mængden af elektroniske apparater, som fodrer os med informationer. Da kuberne holdt deres indtog, var der fem timers informationsstrøm i døgnet. Nu er vi oppe på 12 timer.

I det tidsrum modtager vi informationer fra smartphones, interaktivt tv og nettets evige strøm af mails og Facebook-opdateringer.
At skifte hurtigt mellem flere informationer er ikke ukendt. Begrebet zapper fandt vej til ordbogen, da fjernbetjeningen blev opfundet. Det nye ligger i antallet af synkrone muligheder.

Mediesammensmeltningen, den såkaldte mediekonvergens, leverer udstyr, som kan flere ting på én gang. F.eks. internet på tv’et eller trådløs datadeling via DLNA. Den bærbare eller tabletten er konstant online, mens mobilen håndterer mails og fildeling. Det moderne it-liv synes nemt og tidsbesparende, men det kræver, at man er tilgængelig flere steder samtidig og stadig bevarer overblikket.

Som at ryge hash

Netop tilgængelighed versus overblik er en af de største stressfaktorer. Vi mister nemt overblikket, når vi prioriterer at være tilgængelige. Når indkomne mails blinker på skærmen, mens telefonen ringer, vil hjernen forsøge at prioritere opgaverne. I stedet tvinger vi den til at multitaske, hvilket den ikke er særlig god til.

Ledelsesrådgiver og forfatter Charlotte Mandrup underviser erhvervslivet i at håndtere informationspresset og genfinde balancen. Hendes erfaring viser, at vi, når vi multitasker, forsøger vi at splitte vores opmærksomhed. Det kan hjernen ikke håndtere effektivt i længere tid ad gangen.

”Når vi hele tiden skifter mellem flere samtidige opgaver, æder det op til en times effektiv arbejdstid om dagen. Hjernen og den til rådighed værende intelligens bliver så nedkørt, at det svarer til ikke at have sovet i 36 timer. Eller at have røget hash,” siger Charlotte Mandrup.

Da stress har udviklet sig til en folkesygdom, kan det virke som om, it-samfundet bare tromler hen over os. At det hele kører hurtigere og hurtigere, og at vi bombarderes med informationer i støt stigende omfang. Det er både rigtigt og forkert.

De synkrone informationskilder er blevet flere, men den reelle informationsmængde er ikke nødvendigvis svulmet af den grund. I undersøgelser af folks faktiske informationsbyrde viste det sig, at 20 mails i indbakken kunne føles lige så stressende som 200 mails.

Forstyrrelser hvert tredje minut

Længerevarende multitasking synes altså at gøre os dumme eller sløve i betrækket, fordi vi ikke kan koncentrere os i mere end et par minutter ad gangen.

I bogen ”Översvämmmade Hjärnan” beskriver Torkel Klingberg, professor i hjerneforskning ved Karolinska Instituttet i Stockholm, hvordan syndfloden direkte skader vores opmærksomhed – selve informationsportalen til vores hjerne.

Klingberg definerer tre slags opmærksomhed: Den kontrollerede, hvor vi er begravet i noget – f.eks. i at skrive en artikel om informationsstress – den stimulusdrevne, hvor tankerne vandrer fra artiklen på skærmen til en dejlig, frisk kop kaffe og endelig en kortvarig tilstand af opvakthed eller nærvær, hvor vi er meget opmærksomme. Smart, når man kører bil.

Men i det moderne it-liv har opmærksomheden svære vilkår. Klingberg refererer en amerikansk arbejdsmiljøundersøgelse, som viser, at vi i gennemsnit forstyrres eller bliver distraherede hvert tredje minut, og på skærmen har vi i gennemsnit otte skærmbilleder åbne ad gangen. Hver gang noget eller nogen stjæler vores opmærksomhed, kan det tage op til 15 minutter at finde den igen.

En informationsstresset person taber overblikket eller får sorte huller i hukommelsen, hvor al information så at sige blive suget ind og forsvinder. Modsat hvad man skulle tro, handler det ikke om, at man bare skal tage sig sammen, eller at gamle hjerner med tiden bliver støvet til. Det handler om arbejdshukommelsen.

Multitasking æder vores RAM

Den del af hjernens kapacitet som løbende behandler informationer, indtryk og beslutninger, kaldes arbejdshukommelsen. Sagt lidt populært: Hjernens RAM. Den er essentiel for evnen til at styre opmærksomheden.

Når vi multitasker, tærer vi på arbejdshukommelsens evne til at styre opmærksomheden. Derfor føles den mindste forstyrrelse så påtrængende, hvis man i forvejen er godt oppe at køre med flere opgaver på samme tid.
Torkel Klingberg bruger selv dette billede:

Tænk på en kop, som en kollega taber på gulvet, mens resten af kontoret knokler foran skærmen for at nå deadline. Koppens slag mod gulvet vil høres unødigt højt. Eller omvendt – stille hvisken eller papirraslen på nabobordet vil føles utrolig distraherende.

De små distraktioner burde ikke fylde meget, men når hjernens RAM er overbelastet, smutter opmærksomheden så let som ingenting.

Den flygtige opmærksomhed synes ikke at besvære yngre mediebrugere, som mailer, chatter, zapper og sms’er på livet løs. Generation ”Allways On” er digitalt indfødte og lægger næppe mobilen væk, fordi aftensmaden står på bordet. Forskerne har længe ønsket at finde den særlige evne for informationshåndtering, som disse massive multitaskere synes at have.

Gaven findes ikke

På Stanford University i USA samlede forskerne 100 mennesker i forskellige aldre. Blandt de 100 deltagere var der både hyper-multitaskere og svage multitaskere. Gennem en række test ville man forsøge at udskille ”the gift” – den særlige evne for at jonglere med flere bidder af information samtidig. Nedslående nok fandt man ikke ”gaven”.

Tværtimod var hyper-multitaskerne dårligere til at koncentrere sig og holde forskellige oplysninger adskilte. De var simpelthen alt for ufokuserede og blev distraheret ved det mindste input.

Det har fået forskerne til at diskutere, om det i stedet for ”information overload” eller informationsforstoppelse burde hedde ”filter failure” eller filterfejl.

Men i virkeligheden er det to sider af samme sag, mener Clifford Nass, professor i computervidenskab og sociologi og en af bagmændene i forskningsprojektet på Stanford University.

”Begge dele er et problem,” siger Clifford Nass. ”Hvis du får for meget information på en gang, er det umuligt at filtrere det.”

Forskerne mener, at menneskeheden elsker at multitaske, fordi vi bliver udfordret på vores evner, og fordi vi grundlæggende er nysgerrige. Kroniske multitaskere derimod drukner arbejdshukommelsen i en grød af vedkommende og uvedkommende information. I værste fald kan forsøget på hele tiden at ”overclocke” hjernens arbejdsevne give varige skader. F.eks. i form af stresshormonet cortisol som i for store doser nedbryder immunforsvaret.

Ingen ved, hvad der sker

Spørgsmålet, som forskerne endnu ikke har fåret svar på, er: Hvad sker der i hjernen, når vi multitasker?

”Der er ikke nogen, som ved det. Én teori siger, at vi hurtigt skifter mellem opgaverne. En anden, at vi kan lave to-tre forskellige ting samtidig, så længe vi bruger forskellige dele af hjernen,” forklarer Clifford Nass.

Ud fra den sidstnævnte teori kan man altså godt diskutere boligindretning med kvinden i sit liv, mens man vasker op i hånden. Problemerne opstår først, når man vil læse en mail, samtidig med at man forsøger at løse en kryds og tværs.

Forskerne ved heller ikke præcist, hvilke skader vores hjerne pådrager sig efter års multitasking. Omvendt kan de sige en del om folk, der slet ikke kan holde op med at håndtere flere opgaver på én gang:

“Vi har grund til at tro, at folk som multitasker, har en række kognitive defekter, såsom besvær med at filtrere informationer, håndtere arbejdshukommelsen og skiften mellem opgaver. Der er også beviser på, at de har problemer med følelsesmæssig intelligens og skrivning,” forklarer Clifford Nass.

Umiddelbart lyder det ikke videre opmuntrende. Nærmest som om it-samfundet er på vej mod en veritabel nedsmeltning eller generel fordummelse, men det er faktisk ikke tilfældet. Den stadigt stigende og stedse mere komplekse informationsstrøm kræver ikke alene, at vi udvikler gode evner for korte perioder med multitasking. Den skærper også intelligensen.

Vi bliver klogere år for år

Forsøg med computerspil på Rorchester University i USA viser, at folk, der jævnligt spiller, har kortere reaktionstid og nemmere ved at orientere sig og løse rummelige opgaver.

Computerspil er med tiden blevet mere komplekse. Det samme gælder tv-serier, som får dybere plots og større persongalleri – tænk blot på 1980’-tv-serien ”Knight Rider” i forhold til tv-serien ”LOST”.
En nyhedsudsendelse kan i dag også bestå af flere informationsbånd i top og bund, og hjemmesider bliver stadig mere sammensatte i form at lyd, tekst og billeder. Samtidig kan det hele hentes på ingen tid og videresendes til andre i et evigt kredsløb af informationer.

Med så mangesidede og tværmedielle informationsstrømme skærpes vores evne til at finde hoved og hale i det hele. Mens dele af vores langtidshukommelse sandsynligvis svækkes, efterhånden som det talte og skrevne ord mister betydning, er vores kognitive evne til at afkode komplekse budskaber blevet bedre.

Det er i hvert fald forklaringen på det såkaldte Flynn-effekt, hvis man skal tro f.eks. hjerneforskeren og videnskabsforfatteren Steven Johnson.

Flynn-effekten kan bedst beskrives som en støt stigende intelligenskurve. Helt nøjagtig bliver menneskeheden i gennemsnit .31 IQ point klogere år for år. Tankeeksperimentet er følgende: År 1952 er lig med 100 IQ point. Hvis en person i 2010 kunne rejse tilbage til 1952, ville vedkommende sandsynligvis være blandt de 15 pct. klogeste.

I bogen ”Everything bad is good for You” argumenterer Steven Johnson for, at vi år for år er blevet klogere – ikke fordi vi sluger det ene leksika efter det andet, men fordi vores kognitive evner bliver udfordret af populærkulturen, som bliver mere og mere kompleks. Tænk bare på hvor mange mere eller mindre udtalte referencer, der kan være i et afsnit af ”The Simpsons”.

Grænser for hjernen

Overført på det moderne it-liv gør den linde strøm af informationer os bedre og bedre til at afkode komplekse budskaber. Måske har det også en positiv sidegevinst, når det gælder evnen til at håndtere flere og flere elektroniske apparater samtidig. Vi bliver så at sige bedre til at multitaske.

Omvendt er der grænser for, hvad hjernen kan håndtere. Ifølge Clifford Nass er arbejdshukommelsen en fast størrelse. Vi kan altså ikke sætte flere RAM-blokke i, men vi kan blive bedre til at udnytte hjernens kapacitet. Altså blive bedre til at håndtere og sortere i informationerne. Svenske Torkel Klingberg er således overbevist om, at vi kan træne hjernen til at ignorere distraktioner og dermed kontrollere, hvad arbejdshukommelsen bruges til.

Meget af den informationsstress vi oplever, er nemlig, som ordet antyder, en oplevelse. Vi føler, vi ikke har kontrol over situationen og ikke kan overskue mængden af informationer fra alle vores elektroniske apparater, men forholder det sig nu også i virkeligheden sådan?

Ofte løber vores hjerne så at sige af med os og sender os indbildte oplevelser og indtryk. Andre gange bør man faktisk lytte til sin fornemmelse for ikke at tippe ud over kanten. Opnår man en balance mellem fornemmelsen af kontrol og en god fornemmelse i maven, har man opnået flow. Tilstanden kan bedst beskrives som den rette dosering mellem kontrol og komplet fordybelse i en opgave. Nærmest så tiden flyver.

Hiv stikket ud

I USA er konsekvenserne af informationsstress eller information overload tydelige. For at dæmme op for problemet forsøger man at indføre en No Cell Phone Day. Ikke kun for at give folk en mental puster, men også fordi telefonopkald i f.eks. bilen sløver reaktionstiden med 1,5 sekund. Ikke ufarligt for ens medtrafikanter.

Andre firmaer prøver med nye arbejdsregler, som tager højde for, at vi ikke kun modtager informationer på jobbet. Et af forsøgene handler om fleksibel arbejdstid med mulighed for at arbejde hjemme. For mange bliver problemet i stedet en sammenblandet arbejdstid og hjemmetid. Resultatet bliver ingen tid.

Grundlæggende handler det om at sætte hjernen på standby fra tid til anden. I det virkelige liv svarer det til at slippe tasterne og gå en tur ud i tekøkkenet eller hen til vandbeholderen. Bedre endnu: Tage sig en mundfuld frisk luft i det fri.

De magiske syv cifre

Under overskriften ”The Magical Number Seven” påviste Harvard-professoren George Miller i 1956, at der er begrænsninger for vores evne til at behandle informationer.

Gennem en række test påviste Miller, at grænsen lå ved syv cifre (plus/minus to cifre) eller syv enheder af information.

Naturligvis kan vi lære større tal og bogstavkombinationer udenad, f.eks. telefonnumre eller forkortelser som UNHCR-RA (FN’s flygtningeorganisation), men syv cifre eller enheder er den gennemsnitlige grænse for, hvad vi kan lagre i korttidshukommelsen og bagefter gengive. En såkaldt hukommelsesspændvidde mellem input og output. Overstiger informationer denne grænse, er vi nødt til at skille os af med anden information.

Under overskriften ”The Magical Number Seven” påviste Harvard-professoren George Miller i 1956, at der er begrænsninger for vores evne til at behandle informationer.

Informationsstress er den nye svøbe

Før 2001 var fænomenet informationsstress nærmest ukendt, mener arbejdspsykolog Einar Baldursson.

I dag er især vidensarbejdere i fare for at blive ramt af en stresstilstand, hvor vi har svært ved at huske og svært ved at fokusere, kombinere og analysere viden. Baldursson kalder det hukommelses- og opmærksomhedssyndromet. Ifølge arbejdspsykologen er op mod seks procent af alle it-medarbejdere og i hvert fald tre procent af alle vidensarbejdere angrebet.

Gode råd mod it-stress

1) Husk, at der også er et liv udenfor skærmen. Privat- og sociallivet er med til at give hjernen nye ideer og energi.

2) Få dyrket noget motion. Tag f.eks. en løbetur og få noget frisk ilt til hjernen.

3) Vær realistisk med antallet af opgaver og deadlines.

4) Giv dig selv lov til at prioritere. Netop som hjernen elsker det.

5) Prøv en offlinedag, hvor du fordyber dig i én opgave. Hold fridagene hellige.

Det mentale flow

Ifølge den ungarske psykolog Mihaly Csikszentmihalyi kan vi opnå en særlig fornemmelse eller mental tilstand, kaldet flow, når hjernen arbejder med én opgave på grænsen mellem kontrol og opmærksomhed.

Når man udfører en opgave i flow, sker det bevidst uden at tænke oplevelsen ”i stykker”.

Folk, som er stressede eller har forsøgt at splitte deres opmærksomhed mellem flere opgaver, har ofte svært ved at opnå flow. Stress ødelægger spændvidden i hukommelsen, og vi husker derfor dårligere.

Man kan multitaske i flow, når der er balance mellem evner og udfordring. Hjernen kan godt koncentrere sig om at male husvæggen, mens en samtale er i gang, og ryggen gennemvarmes af solen.