I tidligere versioner af Microsoft Office Outlook var den eneste søgemulighed den, du finder ved at klikke på Søg-knappen i Standard-værktøjslin-
jen, eller den avancerede søgning der åbnes ved at vælge Funktioner-menuen | Søg | Avanceret søgning.

De to søgemuligheder var dels for grovmasket og dels for vanskelige at benytte, så derfor var det oftest noget af et hestearbejde at genfinde en bestemt mail, især hvis du kun havde sparsomme eller tvivlsomme detaljer at søge på.

I Microsoft Office Outlook 2003 indførte Microsoft en ny og meget mere raffineret søgemulighed, der samtidig gør det muligt at have flere forskellige indgangsvinkler til dine mails.

Den nye søgemulighed hedder ”søgemapper” og findes som en ny Søgemappe-gruppe i Navigationsruden i Post-sektionen i Outlook 2003.

I den næste Outlook-version fra 2007 forbedrede Microsoft søgemulighederne yderligere ved at tilføje et søgefelt i toppen af hver enkelt sektion i Outlook.

Søgefeltet anvender den samme søgealgoritme, der også anvendes i Microsoft Windows Vista og kan ligesom søgemapperne i 2003 søge på tværs af alle mapper i de enkelte sektioner.

Ja, faktisk kan du gennemsøge hele computeren fra Outlook ved at klikke på pilned-knappen yderst til højre i søgefeltet og vælge Søg på skrivebord.

Hurtigsøgning

Søgefeltet øverst i de enkelte mapper i Microsoft Office Outlook 2007 gør det muligt at finde emner i mappen og tilhørende undermapper lynhurtigt.

Den nye hurtigsøgning gør det muligt at søge på flere forskellige søgekriterier på en gang, ligesom du har mulighed for at søge på stort set alle kriterier for den emnetype, der er gemt i mappen.

Grundlæggende søges der kun i emnets grundelementer, hvilket i f.eks. Indbakke-mappen betyder, at der søges i afsender, emne og meddelelsestekst.

Men klikker du på pilned-knappen til højre for søgefeltet, vises en lang række forskellige søgekriterier, så du f.eks. også kan søge efter bestemte vedhæftede filer, konversationer, forfaldsdato eller afsendelsestidspunkt.

Du kan naturligvis også kombinere de forskellige søgekriterier, så du kan forfine din søgning og slå ned på helt specifikke emner.

Vil du f.eks. finde alle mails fra vennerne om et bestemt emne, kan du bare skrive emnet i søgefeltet. Så snart du har skrevet noget i et af søgefelterne, begynder søgefunktionen at søge efter meddelelser, der indeholder det angivne søgeord.

Du kan også søge mere specifikt efter mails fra f.eks. et specifikt firma vedrørende et bestemt emne ved at klikke på pilned-knappen til højre for søgefeltet og skrive et snabel-a og kundens domænenavn (f.eks. ”@firma.dk”) i Fra-feltet i søgeruden og derefter skrive emnet i Brødtekst-feltet.

Så får du kun vist mails fra afsendere fra det specifikke domæne omkring det emne, du ønsker.

Søgemapper

Søgemapperne er en anden måde at få overblik over din post på, der specielt er anvendelig i Outlook 2003, der ikke har det samme intelligente søgefelt, som du finder i Outlook 2007.

Søgemapperne findes dog stadig i 2007-versionen og er her specielt anvendelige til søgninger, du tit har brug for.

Søgemappen svarer lidt til at bruge Regler-funktionen til at flytte post fra en bestemt person over i en separat mappe, således at f.eks. posten fra hver enkelt person havner i sin egen mappe.

Men med søgemapper flyttes posten ikke fra mappe til mappe. Søgemapperne samler kun links til de mails, der opfylder de søgekriterier, der er opstillet for mappen.

Derved kan du se dine mails i flere forskellige sammenhænge, uanset hvilken mappe de ligger gemt i rent fysisk.

Søgemapperne samler således ikke kun post fra indbakken, men fra alle de mapper du har oprettet i Post-sektionen i Outlook.

Det betyder, at du får samlet hele mailkonversationen om et givent emne, da f.eks. også Sendt post-mappen tages med i søgningen.

Du kan f.eks. bruge søgemapperne til at give et samlet overblik over al kommunikation mellem dig og bestemte personer.

Anvender du Vis-menuen | Arranger efter | Konversation som visning i den pågældende søgemappe, får du samtidig overblik over postgangen i de mail-udvekslinger, du har haft med vedkommende.

En anden praktisk brug af søgemapper er at samle alle mails om et bestemt projekt eller en bestemt opgave eller et bestemt emne. Det gøres ved at specificere projektnavnet, opgavenavnet eller emnet som søgekriterium for de mails, der skal medtages i søgemappen.

Som du kan se, er mulighederne mange, og reelt set er det kun fantasien, der sætter grænsen for, hvad du kan bruge søgemapperne til.

Standardsøgemapper

Som standard er der oprettet tre søgemapper i Microsoft Office Outlook 2003: Store e-mails, Til opfølgning og Ulæst post.

Store e-mails indeholder links til mails med meget store vedhæftede filer – mails der er smarte at slette eller arkivere, hvis du har pladsbegrænsninger på din postkasse.

Som standard er linkene grupperet efter størrelse med de største (større end 5 MB) først.
Til opfølgning indeholder links til mails, du har markeret med et opfølgningsflag.

Som standard er linkene grupperet efter flagfarve, så hvis du anvender en fast strategi for tildeling af flagfarver, kan du hurtigt få overblik over de enkelte flag.
Ulæst post indeholder links til de mails, du ikke har læst endnu.

Opret dine egne søgemapper

Du kan forholdsvis enkelt opbygge dine egne søgemapper. De kan oprettes ad hoc og slettes efter brug eller bibeholdes, så du altid har adgang til opdaterede søgeresultater, blot ved at åbne den pågældende søgemappe.

Så når først du har defineret søgemappen, opdateres søgeresultaterne i mappen, så snart du åbner den, og du har lynhurtigt overblik over de nyeste mails, der opfylder dine søgekriterier.

Det er lige så smart, som det er enkelt, men de fleste 2007-brugere ender med at droppe søgemapperne igen, for Hurtigsøgning-funktionen er faktisk hurtigere.

Sådan virker Hurtigsøgning-funktionen

Søgemulighederne er altid lige ved hånden.

1. Bare skriv søgeordet

Oftest er det nok bare at skrive søgeordet i søgefeltet. Så starter søgningen med det samme, eller når du klikker på luppen yderst til højre i søgefeltet.

Du kan også vælge, hvor du vil søge henne ved at klikke på pilned-knappen. F.eks. kan du gennemsøge hele computeren ved at vælge Søg på Skrivebord i menuen.

3. Specificer din søgning

Ønsker du at foretage en mere præcis søgning, klikker du på pilned-knappen til højre for Søg-knappen. Så åbnes en lang række yderligere søgefelter med mere specifikke søgekriterier, som f.eks. Kategorier, Fra, Til og den særlige Brødtekst-kategori, der omfatter selve meddelelsesteksten i emnet.

3. Tilføj kriterier

Har du brug for andre søgekategorier end standardkategorierne, kan du tilføje stort set ethvert felt, der optræder i den pågældende emnetype ved at klikke på Tilføj kriterie-knappen, f.eks. Nødvendige deltagere ved aftaler eller Dato for færdiggørelse ved opgaver.

Opret en ny søgemappe i Outlook 2003 og 2007

Det er lettere end du tror, og fremgangsmåden er ens i begge versioner af Outlook.

1. Åbn Ny søgemappe

Højreklik på Søgemapper-mappen i navigationsruden til højre i Post-sektionen. Det er rod-mappen for alle søgemapper i din Outlook. Vælg Ny søgemappe i genvejsmenuen.

2. Vælg fra listen, eller tilpas

Så åbnes Ny søgemappe-dialogboksen. Her finder du en liste over forskellige foruddefinerede søgemapper, hvor du kun skal tilføje søgeværdier. Nederst finder du Opret en brugerdefineret søgemappe. Markér denne, og klik på Vælg-knappen.

3. Navngiv søgemappen

Start med at vælge et sigende navn til søgemappen, så du altid kan genfinde den. Vælg eventuelt hvilke mapper, der skal gennemsøges af søgemappen, hvis du ikke bare vælger standard-indstillingen Indbakke. Klik derefter på Kriterier-knappen.

4. Opbyg søgekriterierne

Nu åbnes Kriterier for søgemappe-dialogboksen, der minder utroligt meget om Avanceret søgning-dialogboksen. Start med at angive søgeordet i Søg efter ordet/ordene-feltet, og angiv derefter i I-feltet, hvor der skal søges efter ordet eller frasen.

5. Forfin søgekriterierne

Du kan forfine søgekriterierne, så du kan slå meget nøjagtigt ned på bestemte mails, ligesom du kan begrænse antallet af fundne mails ved at indsnævre søgekriterierne, f.eks. ved at angive afsendere eller et bestemt tidsrum. Du kan opstille flere kriterier på de andre faner.

6. Brug søgemappen

Når du har udspecificeret søgekriterierne, lukker du alle åbne dialogbokse ved at klikke på OK-knappen.

Nu udføres søgningen med de angivne søgeparametre og viser søgeresultaterne som mails i meddelelseslisten. Gennemgå søgeresulaterne, som du anvender indbakken i Outlook.