Vil du have mulighed for både at skabe overblik og struktur på dine opgaver, kan du med fordel anvende den indbyggede automatik i Microsoft Office Outlooks Opgaver-sektion.

Her kan du nemlig oprette flere opgavelister, så du kan få struktureret dine opgaver efter f.eks. arbejdsområde, projekter, personer eller hvad der nu giver mening for dig i din hverdag.

Opret flere opgavelister

Du kan f.eks. oprette en opgaveliste til hvert af dine arbejdsområder på arbejdet eller hvert af dine ansvarsområder derhjemme.

Du kan også oprette opgavelister for alle de opgaver, du har fælles med hver af dine nærmeste kollegaer, for hvert af dine børn eller andre personer som du ofte foretager dig noget sammen med.

Du kan også samle opgaver efter lokation, f.eks. en “Næste gang jeg kommer i stormagasinet”-liste eller en “Liste over emner jeg skal tale med min chef om”. Mulighederne er mange, og Outlook kan håndtere dem alle fra Opgaver-sektionen, ved at du simpelthen opretter en ny opgaveliste for hver.

Du åbner de enkelte opgavelister ved at klikke på dem i navigationsruden til venstre i Opgaver-sektionen. Så åbnes opgavelisten i læseruden til højre.

Få struktur på dine opgavelister

Har du flere opgavelister, der samler opgaver inden for beslægtede områder, kan du gruppere opgavelisterne i navigationsruden til venstre i Opgaver-sektionen.

Derved kan du få mere struktur over dine opgaver og f.eks. samle alle opgavelister med opgaver eller ting, du skal tale med dine kollegaer om i én og samme gruppe eller samle flere opgavelister omkring et bestemt arbejdsområde i en gruppe for sig.

Det giver dig et bedre overblik, selv over mange opgavelister. Du kan nemlig klappe de enkelte opgavelister-grupper sammen, således at du kun behøver fokusere på den type opgaver, du skal arbejde med nu.

Du kan oprette alle de grupper, du har behov for. Når du har oprettet grupperne kan du trække dine opgavelister rundt mellem de enkelte grupper ved simpelthen at trække opgavelisterne hen i de enkelte opgavelister-grupper.

Del dine opgavelister med andre

Anvender I en Exchange-server i jeres virksomhed, har du mulighed for at dele opgavelister med dine kollegaer.

Derved kan I samle alle opgaver omkring f.eks. et projekt eller en anden større opgave eller fordele arbejdsopgaver imellem jer ved hjælp af en fælles opgaveliste, som alle i projektet har adgang til og kan oprette nye opgaver på.

Derved slipper I for at sende en uendelig strøm af mails til hinanden med opgaverne eller at skulle opdatere f.eks. et regneark eller en liste i OneNote eller Word med jeres fælles opgaver. Det kan virkelig gøre jeres samarbejde nemmere.

Få overblik over alle dine opgavelister

Det allerbedste er næsten, at du kan få det totale overblik over alle dine opgaver ved hjælp af den globale opgaveliste. Det er den første Opgaveliste-mappe, du finder øverst i Opgaver-sektionen.

Herfra kan du se samtlige opgaver, du har oprettet, uanset hvilken opgavemappe du har oprettet dem i. Fra Opgaveliste-mappen kan du således f.eks. prioritere alle dine opgaver ved hjælp af farvede kategorier eller sortere dem efter forfaldsdato.

Så kan du sikre dig, at du altid får udført de mest presserende opgaver ved simpelthen altid at tage den opgave, der står øverst på listen.

Prioriter med Eisenhower

Til prioritering af opgaverne kan du med fordel anvende den såkaldte Eisenhower-model, der blev ”opfundet”, da General Eisenhower skulle planlægge den afgørende og storstilede, allierede invasion af Normandiet på D-dagen i 1944.

Der var tusindvis af opgaver, der skulle prioriteres og planlægges. Blev en eneste opgave tabt på gulvet, kunne det i værste fald betyde total fiasko for angrebet, og at endnu flere menneskeliv ville gå tabt under invasionen.

Så derfor var Eisenhower og hans stab nødt til at prioritere hver enkelt opgave meget nøje i forhold til dens vigtighed for invasionens succes.

Til det formål opfandt et lyst hoved i hans stab en meget simpel model, der siden har dannet grundlag for alverdens management-firmaers undervisning i opgavestyring.

Således gik den sin sejrsgang herhjemme anført af kalenderproducenten Time/System tilbage i 80'erne.

Senere har amerikanske FranklinCovey raffineret videre på modellen og implementeret den i deres kalendersystemer og elektroniske værktøjer, ligesom den spiller en vigtig rolle i Stephen R. Coveys bøger om 7 gode vaner og Det vigtigste først.

Den overvejende fordel ved Eisenhower-modellen er, at den er meget simpel og let at forstå, da den kun er delt op på to sorteringskriterier: Vigtighed og hvor hurtigt opgaven skal løses.

Selve prioriteringen ender op med at blive en afvejning af de to kriterier, og grundlæggende set handler udvælgelsen om at opprioritere de opgaver, der skal løses for at nå et konkret mål inden for den givne tidsramme. Det kan f.eks. være at færdiggøre et projekt eller overholde en deadline.

Det giver fire forskellige kategorier, som alle opgaver nødvendigvis skal passe ind i: Haster og vigtig, haster ikke, men vigtig, haster, men ikke vigtig og haster ikke og er ikke vigtig.

Hver af de fire kategorier benævnes med et bogstav fra A til D. A-opgaver er dem, der er vigtige og haster meget. B-opgaver er meget vigtige, men haster ikke, og faktisk er det en god ide at opfatte dem som A-opgaver, der er blevet håndteret i tide, så de ikke har vokset sig til A-opgaver endnu.

C-opgaver er de opgaver, der set med dine øjne ikke er vigtige (i forhold til din egen målsætning), men haster fordi de har en deadline. C-opgaverne er et godt sted at skære, hvis du har for mange opgaver i forhold til den tid, du har til rådighed.

Er det tilfældet, så undersøg, om de enten kan udskydes til senere, eller om du har mulighed for at uddelegere dem til en kollega.

Endelig er der D-opgaverne. Det er opgaver, der hverken er vigtige eller haster, altså trivielle opgaver eller opgaver du kan lave en dag, du absolut ikke har andet at foretage dig.

Mange mener at D står for Delete eller Delegate og håndterer D-opgaverne som sådanne, men faktisk er det vigtig for os at lave noget en gang imellem, hvor opgaven hverken har en deadline eller har stor betydning for vores målsætning. Ellers ender vi med at få stress.

Så brug D-opgaverne til at koble af mellem to store opgaver eller som tidsfordriv.

B-opgaverne er vigtigst

Som vi allerede har afsløret, så er de vigtigste opgaver faktisk dem, der har B-prioritet. Det er opgaver, der er vigtige for at nå dine mål, men hvor deadline ikke ligger lige om hjørnet, så du er nødt til at haste dig igennem opgaven.

Det betyder, at du derfor kan give dig god tid – hvis du ellers kan finde den for A- og C-opgaver – til at skabe en gennemarbejdet løsning.

Så det er med andre ord her, du skal placere dine store, vigtige opgaver, der kræver koncentration og nærvær. Tilsvarende skal du sørge for, at du har mest mulig tid til at løse dine B-opgaver og prioritere andre opgaver i forhold til det.

Jo tættere på deadline en B-opgave kommer, jo større risiko er der for, at den udvikler sig til en A-opgave, der skal løses i stor hast.

En god tommelfingerregel er at planlægge 80 % af din tid rimelig fast og så lade de sidste 20 % stå åben til A- og C-opgaver. På den måde har du altid luft i kalenderen til en nødsituation.

Det svarer lidt til 100 meter-løberen, der har kræfter til at sætte en spurt ind lige inden målstregen.
Så får du prioriteret din tid, så du har mest mulig tid til dine B-opgaver, undgår du, at de bliver A-opgaver!

Sådan gør du i Outlook

Faktisk er det ganske enkelt at implementere Eisenhower-modellen i opgavelisten i Microsoft Office Outlook 2007 ved at benytte de farvede kategorier samt opfølgningsflagene til at signalere, hvor tæt på opgavens deadline, du er.

Start med at oprette de fire opgavekategorier, så de får hver deres kategorifarve i Outlook. F.eks. kunne du vælge de farver, vi har valgt i Eisenhower-modellen på forrige side, så A-opgaver bliver røde, B-opgaver grønne, C-opgaver orange, og D-opgaver får en blå farve.

Anvender du allerede kategori-farverne til andre formål, kan du udnytte, at Outlook kan vise flere kategorifarver for hvert emne, så der bliver flere farvede firkanter ud for de enkelte opgaver. Dog er det tilrådeligt ikke at anvende den samme farve til to forskellige ting.

Nu kan du så begynde at prioritere dine eksisterende opgaver ved at tildele en af de fire farver til hver enkelt opgave på din liste.

Brug påmindelsesflag

Uanset hvilken prioritering du har givet dine opgaver, er det en meget god ide at give dem en deadline også. Det er nemlig oftest deadlinen, der bestemmer, om opgaven lander som en A-, B- eller C-opgave.

Det gør du ved hjælp af påmindelsesflagene til højre for kategorifarverne. Højreklik på flaget, vælg den mest sandsynlige tidshorisont ved at vælge I dag, I morgen, I denne uge, I næste uge og så videre, eller sæt en helt præcis deadline ved at vælge Brugerdefineret og så angive start- og forfaldsdato for opgaven.

Brug gerne et mærke til flaget, så du ved, hvad det er for en handling, du skal foretage. Du kan enten vælge et af de foruddefinerede i Marker med flag-feltet eller skrive din egen tekst.

Sortér efter kategori

Når du har prioriteret alle dine opgaver og givet dem en deadline, er det en god ide at sortere Opgaveruden nederst til højre i Post-sektionen i Microsoft Office Outlook efter kategori i stedet for forfaldsdato.

Så kan du bedre se, hvilke opgaver, du bør gå i gang med nu frem for at lade dig styre af, hvornår opgaverne har deadline. Det er oftest det, der sker, hvis du anvender standardvisningen Forfaldsdato i Opgavepanelet.

Ikke at det ikke er vigtigt at aflevere sine ting til tiden, men sørger du for at afsætte mere tid til dine B-opgaver, er chancerne meget større for, at du færdiggør dem lige til eller endda før tiden.

Tilpas visningen i Opgave-ruden

Desværre mangler Opgaveruden en meget vigtig detalje, hvis du skal kunne prioritere dine opgaver ud fra deres vigtighed. Det er oplysningen om, hvornår opgaven forfalder, altså dens deadline.

Ja, du kan da ganske vist se start- og forfaldsdato i det skærmtip, der vises, når du holder musemarkøren over opgaven, men det forsinker processen en del og gør, at du er nødt til at fokusere for meget på de enkelte opgaver i listen, og selv skal huske forfaldsdatoen, når du skal prioritere de forskellige opgaver imellem hinanden.

Det ville være ulig meget lettere, hvis du kunne se forfaldsdatoen med det samme, og det kan faktisk god lade sig gøre, hvis du tilpasser visningen i Opgaveruden.

Det gør du ved at højreklikke på Arrangeret efter-knappen øverst i Opgavepanelet og vælge Brugerdefineret.

Så åbnes Tilpas visning: Opgaveliste-dialogboksen, hvor du klikker på Felter-knappen øverst for at tilpasse antallet af og rækkefølgen på de felter, der vises i opgavelisten.

I Vis felter-dialogboksen sætter du antallet af linjer i Maksimalt antal linjer i kompakt tilstand-feltet op til 2.

Dernæst finder du Forfaldsdato-feltet i Vis disse felter i følgende rækkefølge-listen til højre i dialogboksen, markerer det og klikker på Flyt op-knappen, til feltet står som nummer fire i listen lige under Ikon, Flagstatus og Opgavens emne.

Har du ikke Ikon-feltet i listen, kan det være en god ide at tilføje det, så du lettere kan se, hvor opgaven stammer fra. Ligger den som en mail, som en opgave eller som noget helt tredje.

Du tilføjer Ikon-feltet ved at finde det i Tilgængelige felter-listen til venstre. Markér det, klik på Tilføj-knappen og derefter på Flyt op-knappen, til det står øverst i listen.

Klik på OK-knapperne, til alle dialogbokse er lukket. Nu skulle du gerne have to linjer til hver opgave i Opgavelisten, og den nederste linje vil være den dato, du har valgt som forfaldsdato for opgaven.

Opdater på ugeplan

For at holde dine opgavelister og din opgaveprioritering up to date så de hele tiden passer til din nuværende opgave-situation, er det nødvendigt, at du løbende opdaterer prioriteringerne på alle opgaverne.

B-opgaver bliver til A-opgaver, når deadline nærmer sig eller indtræffer og så fremdeles. De fleste management-guruer anbefaler, at du slutter eller starter din uge med at planlægge hvilke opgaver, du skal have løst i den kommende uge, og får afsat tid i kalenderen til at få gjort noget ved dem.

På den måde kan du bedre sikre dig mod, at dine B-opgaver bliver flammende røde A-opgaver eller ligefrem overskrider deadline ved simpelthen at afsætte tid i kalenderen til at få dem løst i tide.

Her kan du med fordel udnytte, at du kan trække opgaverne fra opgavelisten over i Kalenderen i Kalender-sektionen. Det gøres lettest ved at slå visningen af Opgavepanelet til i Kalender-sektionen, så du får vist opgaverne efter prioritet.

Nu kan du trække de opgaver over i kalenderen, du vil reservere tid til. Når opgaverne er kommet over i kalenderen, kan du trække i dem, så de får den varighed, som du ønsker.

Du kan med fordel også benytte visningerne i Opgave-sektionen til at få et mere detaljeret overblik over opgaverne for den kommende uge eller alle de opgaver, du har liggende på dit bord.

Anvend Aktuel visning-ruden i navigationsruden til venstre i Opgave-sektionen til at skifte mellem de forskellige sektioner.

Daglig prioritering

Udover den ugentlige planlægning, bør du tage dig tid til dagligt at justere dine opgaveprioriteringer. Start dagen med at gennemgå de opgaver, du har planlagt at få fra hånden i denne uge, og opdater prioriteringerne på dem.

Tjek derefter, om der er andre opgaver, der kræver din opmærksomhed af den ene eller anden grund. Så kan det ikke gå helt galt.

Hvordan opretter jeg flere opgavelister

Ved hjælp af genvejsmenuen i navigationsruden i Opgaver-sektionen kan du oprette flere opgavelister.

1. Opret en ny opgaveliste
Opgaver-sektionen i Outlook kan du bruge til at håndtere dine opgaver med. Du kan oprette nye opgavelister, flytte opgaver rundt mellem listerne og endda gruppere listerne for at skabe bedre overblik over dem.
Har du behov for at oprette en ny opgaveliste, højreklikker du i Mine opgaver-ruden øverst i navigationsruden i Opgaver-sektionen til venstre i Outlook-vinduet og vælger Ny mappe. Så åbnes Opret ny mappe-dialogboksen.

2. Navngiv listen
Giv opgavelisten et sigende navn i Navn-feltet, i Mappen indeholder-feltet vælger du emnetypen Opgave-emner, og i Vælg, hvor mappen skal placeres-listen, vælger du eventuelt en placering i det eksisterende opgavelistehierarki.
Klik på OK-knappen for at oprette den nye opgaveliste. Nu vises den nye opgaveliste i navigationsruden til venstre i Opgaver-sektionen.

Sådan grupperer og arrangerer du dine opgavelister

Har du mange opgavelister, kan du med fordel gruppere dem. Når grupperne er oprettet, kan du trække opgavelisterne rundt mellem grupperne.

1. Opret en ny gruppe
Har du brug for at oprette flere grupper af opgavelister, højreklikker du på en af de eksisterende grupper i navigationsruden og vælger Ny gruppe i genvejsmenuen.

2. Navngiv gruppen
Nu åbnes en ny gruppe nederst i naviga-tionsruden. Giv gruppen et sigende navn, og klik uden for gruppen for at oprette den med det pågældende navn.

3. Flyt opgavelister rundt mellem grupperne
Du kan trække gruppen til en ny placering i navigationsruden på samme måde, som du kan trække opgavelister rundt mellem grupperne.

Eisenhower-modellen

Får du klaret dine opgaver, inden de ender som A-opgaver, har du for alvor fod på din opgaveprioritering.

A-opgaver

A-opgaver er dem, der er lige ved at have deadline, eller som måske allerede har overskredet deadline. Oftest vil der være tale om B-opgaver, der har overlevet så længe på din opgaveliste, at du er tvunget til at gøre noget ved dem her og nu for ikke at få ballade.

C-opgaver

C-opgaver er opgaver, der ikke er vigtige i forhold til dine mål og andre opgaver, men haster, alene fordi de har en deadline.

Faktisk kan det også være gamle A-opgaver, der er gået så langt over deadline, at de ikke er specielt vigtige længere. Mange projekter, der er startet som B-opgaver, ender deres dage i denne kategori.

Eisenhower-modellen

B-opgaver

B-opgaver er vigtige opgaver, hvor deadline ikke er lige op over. Det er denne kategori, du skal tildele dine større opgaver og denne kategori, du skal sørge for at sætte rigelig med tid af til at arbejde med.

Så undgår du, at B-opgaverne når at blive A-opgaver eller ender som C-opgaver, ingen gider røre ved.

D-opgaver

D-opgaver er opgaver, der hverken er vigtige eller haster. Det er kort sagt opgaver, du bør sørge for ikke at få nogen af eller sørge for at få uddelegeret til andre.

Men undgå dem ikke for enhver pris, brug dem i stedet til at koble af på mellem to større B-opgaver. Så mindskes risikoen for stress.

Sådan deler du en opgaveliste med andre

Ved hjælp af genvejsmenuen i navigationsruden i Opgaver-sektionen kan du dele opgavelister med andre brugere af den samme Exchange-server.

Du deler en opgaveliste med en eller flere andre brugere af en Exchange-server ved at højreklikke på den opgaveliste, du vil dele, i navigationsruden i Opgaver-sektionen. I genvejsmenuen vælger du Del opgaver.

Så åbnes en ny meddelelse med en invitation. Angiv modtagerens interne mailadresse i Til-feltet, og markér Modtageren kan tilføje, redigere og slette emner i denne opgaveliste-feltet, hvis modtageren skal kunne oprette nye opgaver i den delte opgaveliste.

Klik på Send-knappen for at sende invitationen til modtageren. Når modtageren har accepteret invitationen, kan både modtageren og du se, oprette og udføre opgaver på opgavelisten.

Tilpas farvekategorierne til Eisenhower-modellen

Implementerer du Eisenhower-modellen i Outlooks kategorier giver det et helt nyt overblik over dine opgaver.

Ny-knappen

Klik på Ny-knappen for at oprette en ny farvekategori. Tildel f.eks. A-opgaver farven rød, B-opgaver farven grøn, C-opgaver farven orange, og D-opgaver en kølig blå farve.

Omdøb-knappen

Har du allerede en rød, grøn, orange og blå kategorifarve, som du ikke anvender til noget, kan du markere dem i listen og klikke på Omdøb-knappen for at omdøbe dem til A, B, C og D.

Farve-knappen

Du kan skifte farve på en eksisterende kategori, hvis den anvender en af de farver, du vil anvende til Eisenhower-prioriteringen.

Genvejstast-knappen

Det kan være en god ide at tildele genvejstaster til Eisenhower-kategorierne. Du kan vælge genvejs-taster fra Ctrl+F2 til Ctrl+F12. Sørg for at vælge fire genvejstaster i rækkefølge, så er det nemmere at huske.

Tilpas visningen i Opgave-ruden

Få bedre overblik over dine opgaver ved at tilpasse visningen af Opgave-ruden nederst i Opgavepanelet.

1.Start med forfaldsdatoen
Højreklik på Arrangeret efter-knappen, og vælg Brugerdefineret. Klik på Felter-knappen, og øg antallet af linjer i kompakt tilstand til to. Flyt Forfaldsdato-feltet op til fjerde position i Vis disse felter i følgende rækkefølge-listen.

2. Sortér visningen efter kategori
Klik på OK-knapperne for at lukke alle dialogbokse, og højreklik igen på Arrangeret efter-knappen. Denne gang vælger du at sortere visningen efter kategorier. Som du kan se, er der to linjer til hver opgave.

3. Se detaljer i skærmtippet
Ved hjælp af den anden linje har du overblik over deadline for opgaven. Ønsker du at se flere detaljer om opgaven, kan du placere musemarkøren over opgaven og se flere oplysninger i skærmtippet, der åbnes efter et øjeblik.