Hver dag bruger vi ufattelig meget tid – især arbejdstid – i Microsoft Office Outlook.

De fleste af os kommer sjældent længere end til indbakken, kontaktpersonerne og måske også kalenderen, og de færreste opdager de mange forskellige muligheder, der er for at tilpasse den måde, Outlook viser vores mails, kontaktpersoner, opgaver, aftaler og andre informationer på.

Det er i grunden synd, for brugt på den rigtige måde er Microsoft Office Outlook et effektivt værktøj til at få styr på både din kommunikation og din dag. Det kræver blot, at du kan et par små tricks, hvoraf vi viser dig nogle af de mindre kendte i denne artikel.

1: Sortér på hvad som helst

Har du tit brug for f.eks. at sortere dine kontaktpersoner, efter hvornår de er oprettet eller foretage en anden form for sortering af emnerne i Outlook efter et felt, der normalt ikke findes som en kolonne i standardvisningen, så er der hjælp at hente med dette lille, smarte trick.

Vælg to kategorifarver, du normalt ikke bruger til noget andet, og tildel en af de to kategorier til hver af dem. Sæt eventuelt "Kontakt:" foran, så du kan huske, at det er disse kategorifarver, du bruger i Kontaktpersoner-sektionen. Derved holdes de to kategorier også sammen i Kategoriser-genvejsmenuen.

Lad os f.eks. forestille os, at du har mødt en ny bekendt i forrige uge og nu vil invitere vedkommende til en reception eller uformel komsammen i dit netværk.

Desværre har du glemt vedkommendes navn, men du kan huske, at du oprettede den pågældende i Outlook, da I talte sammen.

Opgaven går nu ud på at genfinde vedkommende i din Kontaktpersoner-sektion i Microsoft Office Outlook.Men umiddelbart kan du ikke sortere visningen efter oprettelsesdato, da dette felt ikke indgår i standardvisningen.

Derfor er vi nødt til at lave et lille kunstgreb på visningen i Kontaktpersoner-mappen, så du dels får vist alle kontaktpersonerne på listeform, og dels får tilføjet Oprettet-feltet til listevisningen, så du kan sortere kontaktpersonerne efter dette.

Som standard vises kontaktpersonerne som en række visitkort i Kontaktpersoner-mappen. For at skifte visningen så alle kontaktpersonerne vises som en liste, klikker du på Telefonliste i Aktuel visning-ruden i navigationsruden til venstre.

Nu vises kontaktpersonerne som en lang liste, og det er en forholdsvis enkel sag at sortere listen efter en af kolonneoverskrifterne. Bare klik på den kolonneoverskrift, du vil sortere listen efter.

Første gang du klikker på kolonneoverskriften, sorteres listen stigende. Klikker du igen, sorteres listen i faldende orden.

Markér Vis påmindelser og opgaver fra denne mappe på opgavepanelet-feltet for at få vist påmindelser og opgaver, der er arkiverede.

Men da det ikke fremgår af listen, hvornår kontaktpersonerne er oprettet, skal du først tilføje Opdateret-feltet til visningen, inden du kan sortere listen efter det.
Det gør du ved at højreklikke på en af kolonneoverskrifterne og vælge Feltvælger i genvejsmenuen.

Så åbnes Feltvælger-vinduet, hvor du finder Opdateret-feltet og trækker det over i visningen.

Nu er det en smal sag at sortere visningen efter hvornår, kontaktpersonerne er oprettet. Bare klik på Opdateret-kolonneoverskriften to gange, så vises de nyeste kontaktpersoner øverst i listen.

2: Adskil private og firmakontakter

Har du samlet både private og forretningskontakter i den samme Kontaktpersoner-mappen, kan du hurtigt adskille dem fra hinanden ved at tildele hver enkelt kontakt enten kategorien "Privat" eller "Firma" og efterfølgende sortere visningen efter kategori.

Vælg to kategorifarver, du normalt ikke bruger til noget andet, og tildel en af de to kategorier til hver af dem. Sæt eventuelt "Kontakt:" foran, så du kan huske, at det er disse kategorifarver, du bruger i Kontaktpersoner-sektionen.

Derved holdes de to kategorier også sammen i Kategoriser-genvejsmenuen.
Højreklik nu på samtlige Visitkort i Kontaktpersoner-sektionen, vælg Kategoriser i genvejsmenuen og derefter enten Kontakt: Privat eller Kontakt: Firma for hver enkelt kontaktperson.

Desværre farves visitkortene ikke med den valgte kategorifarve, sådan som du er vant til, at opgaver og aftaler gør. Derfor kan du trygt vælge nogle af de mørkeste og mest kedelige farver til disse kategorier, for de er ikke synlige i praksis – i hvert fald ikke i Outlook 2007.

Husker du også at tildele en af disse kategorier til alle kontaktpersoner, du opretter i fremtiden, kan du altid lynhurtigt adskille kontaktpersonerne i en privat og professionel del bare ved at vælge Vis-menuen | Aktuel visning | Efter kategori.

SÃ¥ sorteres alle kontaktpersonerne helt automatisk op i private og firmarelaterede kontakter.

3: Tilpas Opgave-ruden

Synes du, at det er lidt tyndt med informationer i Opgave-ruden nederst til højre i standardvisningen i Post-sektionen, kan du forholdvis let tilpasse visnigen, så der bliver plads til flere linjer ud for hver opgave i opgavelisten.

Bare højreklik på Arrangeret efter-kolonneoverskriften øverst i Opgave-ruden nederst i Opgavepanelet til højre i Post-sektionen, og vælg Brugerdefineret i genvejsmenuen.

Skriver du "næste uge", "i morgen" eller en anden tidsangivelse, regner Outlook selv datoen rigtigt ud.

Klik derefter på Felter-knappen i Tilpas visning: Opgaveliste-dialogboksen, og tilpas antallet af linjer i Maksimalt antal linjer i kompakt tilstand-feltet øverst i Vis felter-dialogboksen.

Tilpas derefter rækkefølgen af felterne i Vis disse felter i følgende rækkefølge-listen til højre i Vis felter-dialogboksen, og tilføj eventuelt de felter, du mangler ved at markere dem i Tilgængelige felter-listen til venstre og klikke på Tilføj-knappen øverst i midten.

På den måde kan du f.eks. få vist forfaldsdato på samtlige dine opgaver i Opgavelisten. Det giver et væsentligt bedre overblik over opgaverne.

4: Vis opgaver fra arkivfilerne

Du har måske oplevet, at en opgave eller en mail, du har markeret med et opfølgningsflag, pludselig er forsvundet fra opgavelisten, efter du har autoarkiveret alle dine mapper i Microsoft Office Outlook.

Det skyldes, at Outlook som standard ikke tager opgaver og opfølgningsflag med fra de emner, du har arkiveret. Det kan faktisk være katastrofalt, hvis du f.eks. har sat en påmindelse på noget, der ligger meget langt fremme i tiden.

Denne påmindelse går tabt, hvis det emne den er tilknyttet, bliver arkiveret inden påmindelsestidspunktet indtræder.

Heldigvis er det meget enkelt at undgå dette, hvis du højreklikker på arkivmappen i Navigationsruden til højre i Microsoft Office Outlook og vælger Egenskaber i genvejsmenuen.

Det er vigtigt, at det er selve rodmappen til arkivfilen, ikke Indbakken eller en af de andre mapper i arkivfilen.

Så åbnes Egenskaber for Arkivmapper-dialogboksen. På Generelt-fanen markerer du Vis påmindelser og opgaver fra denne mappe på opgavepanelet-feltet og klikker på OK-knappen.

Så vises alle uafsluttede opgaver, der måtte være arkiveret fremover også i Opgavelisten nederst i Opgavepanelet.

Du skal dog lige genstarte Outlook ved at vælge Filer-menuen | Afslut og så åbne programmet igen, før den nye indstilling for visning af påmindelser og opgaver træder i kraft.

5: Fortryd sendt post

Hænder det, at du bliver lidt for triggerhappy og får sendt en mail af sted, inden du har tænkt konsekvenserne af at sende den helt igennem, så kan Outlooks regler faktisk bruges til at oprette et sikkerhedsnet, der gør det muligt for dig at nå at fange en hurtig mail med et uigennemtænkt eller stødende indhold, inden den bliver sendt til afsenderen.

Vælg, hvilke arkivmapper, der skal medtages i søgninger ved at klikke på Alle e-mail-emner-feltet. Fjern markeringen af de arkivmapper, du ikke vil genemsøge fremover.

Det gøres ved at anvende muligheden for at forsinke afsendelsen af alle mails, der lander i Udbakke-mappen og kræver, at du opretter en særlig regel, der forsinker leveringen af afsendte mails et givent antal minutter.

Hvor mange minutter, du ønsker at forsinke afsendelsen, afhænger af, hvor lang tid du vil give dig selv til at fortryde afsendelsen.

Skulle du rent undtagelsesvis have en mail, der er så vigtig, at den ikke kan vente med at blive sendt efter det valgte antal minutter, kan du bare oprette en særlig "Haster"-kategori, du kan markere mailen med og oprette en undtagelse i reglen, der lader mails, der er markeret med denne katagori slippe igennem forsinkelsesreglen.

6: Genveje til datoer

Du har sikkert tit haft brug for at oprette en ny aftale i morgen, i næste uge eller om 2, 3 eller flere dage.

Normalt vil du bare åbne kalenderen og vælge datoen i morgen, mandag i næste uge eller om det bestemte antal dage, du har brug for, men rent faktisk kan du nøjes med at skrive "i morgen" i Dato-feltet, så finder Outlook selv ud af, hvilken dato du har i tankerne.

Det samme gælder, hvis du skriver "om 2 dage", "mandag i næste uge" eller f.eks. "næste uge" eller "om en uge". Så finder Outlook selv den rigtige dato.

Ja, det vil sige i tilfældet "næste uge" vælger den altid mandag i næste uge, mens "næste måned" bliver til den samme dato i næste måned.

7: Endnu mere overblik over opgavelisten

Vil du have endnu mere overblik over alle detaljerne i dine opgaver i Opgavelisten nederst til højre i Post-sektionen, trækker du bare Opgavepanel-ruden yderst til højre bredere. Meget bredere.

Når Opgavepanelet bliver bredt nok, dukker der flere kolonner frem i Opgaveliste-visningen, og du får meget bedre overblik over de enkelte opgaver.

8: Genvej til regler

Selvom genvejen har eksisteret i de seneste par versioner af Outlook, er der mange, der stadig ikke har fået øjnene op for Opret regel-menupunktet i genvejsmenuen, når du højreklikker på en mail i Indbakke-mappen.

Regler kan med fordel anvendes på alle de mails, du ikke kan få spamfilteret i Outlook til at fange eller til at koste nyhedsbreve og andre mindre vigtige mails over i en mappe for sig selv, så de ikke ligger og støjer i Indbakke-mappen.

Når du vælger Opret regel i genvejsmenuen, åbnes Opret regel-dialogboksen, hvor du kan vælge mellem tre standardbetingelser, som mailen skal opfylde for at udløse reglen samt tre standardhandlinger, der kan udføres.

Du kan således vælge, at reglen skal gælde for mails til modtageren af den valgte mail, mails med den pågældende emnelinje eller at mailen kun er sendt til dig.

Reglen kan så enten vise en besked om, at der er kommet en ny mail, afspille en bestemt lyd eller sende mailen over i en bestemt mappe.

Trækker du opgavepanelet bredt nok, får du vist flere kolonner i opgavelisten.

I langt de fleste tilfælde vil det især være den sidste valgmulighed, der er interessant.

9: Hvilke arkivmapper medtages i søgninger

Kan du ikke umiddelbart finde det, du søger efter i din Indbakke-mappe, kan det oftest betale sig at klikke på linket nederst i listen med søgeresultater og gentage søgningen i alle e-mail-emner.

Derved gennemsøges både indbakken og alle de arkivfiler, du har åbnet i Navigationsruden.

Men nogle gange kan det resultere i nærmest uendelig lang søgetid, især hvis en eller flere af de arkivmapper du har adgang til, er meget stor – eller der er forbasket mange arkivmapper.

I sådanne tilfælde kan det betale sig at udvælge, hvilke arkivmapper du ønsker at gennemsøge.

Det gøres ganske enkelt ved at klikke på pilned-knappen til højre i Alle e-mail-emner-ruden øverst i Postmapper-ruden i Navigationsruden til venstre i Microsoft Office Outlook.

Så åbnes en liste over de arkivmapper, der medtages i søgningen. Fjern markeringen ud for den eller de arkivmapper, du ikke ønsker at medtage, så udelades de i fremtidige søgninger.

10: Opret flere opgavelister

I Outlook 2007 kan du oprette flere forskellige opgavelister. Alle opgaver vises i Opgavelisten nederst i Opgavepanelet, så du kan bruge de forskellige opgavelister til at gruppere beslægtede opgaver eller ligefrem bruge opgavelisten som et lille miniprojekt.

Du opretter opgavelisten ved at højreklikke i Mine opgaver-ruden i Navigationsruden i Opgaver-sektionen i Outlook og vælger Ny mappe. Giv mappen et sigende navn, og placer den i det eksisterende Opgaveliste-hierarki.

Nu kan du oprette opgaver i den nye opgaveliste eller trække eksisterende opgaver over i den fra den normale opgaveliste.

Du kan eventuelt gruppere dine egne opgavelister under en særlig gruppe i Navigationsruden. Det gøres ved at højreklikke på Mine opgaver-gruppe og vælge Ny gruppe i genvejsmenuen.

Så kan du oprette en ny gruppe, hvor du kan trække de opgavelister over i, som du vil gemme i gruppen.

På den måde kan du få lidt mere styr på de forskellige opgaver og opgavelister og f.eks. holde private og arbejdsmæssige opgaver adskilt i hver sin liste eller gruppe.

1: Tilføj et nyt sorteringsfelt til en visning

Kan du ikke umiddelbart finde det felt, du vil sortere visningen efter, kan du tilføje det med feltvælgeren.

1. Skift visning

For at få vist kontaktpersonerne som en liste, skal du skifte visning fra Visitkort-visningen, der er standard i mappen. Klik på Telefonliste i Aktuel visning-ruden i Navigationsruden til venstre i Kontaktpersoner-sektionen.

2. Tilføj et nyt felt

Nu vises kontaktpersonerne som en liste, men for at kunne sortere efter hvornår kontaktpersonen er oprettet, skal du først tilføje feltet. Det gør du ved at højreklikke på en kolonneoverskrift og vælge Feltvælger i genvejsmenuen.

3. Træk feltet ind i visningen

Find Oprettet-feltet under Alle kontaktpersonfelter i Feltvælger-vinduet. Træk nu feltet op som en ny kolonneoverskrift i visningen, og slip feltet der, hvor det skal være. Klik derefter to gange på overskriften for at sortere korrekt.

3: Tilpas visningen i Opgave-ruden

FÃ¥ bedre overblik over dine opgaver ved at tilpasse visningen af Opgave-ruden nederst i Opgavepanelet.

1. Ã…bn Vis felter-dialogboksen

Øverst i Opgavelisten højreklikker du på Arrangeret efter-knappen og vælger Brugerdefineret. Klik derefter på Felter-knappen. Så åbnes Vis felter-dialogboksen, hvor du kan tilpasse, hvor mange linjer der vises til hver opgave.

2. Sortér visningen efter kategori

Start med at øge antallet af linjer i kompakt tilstand til to. Flyt Forfaldsdato-feltet op til fjerde position i Vis disse felter i følgende rækkefølge-listen. Så vises forfaldsdatoen for hver opgave på linje to i Opgavelisten.

3. Se detaljer i skærmtippet

Ved hjælp af den anden linje har du overblik over forfaldsdatoen for opgaven. Ønsker du at se flere detaljer om opgaven, kan du placere musemarkøren over opgaven og se flere oplysninger i skærmtippet, der åbnes efter et øjeblik.

5: Forsink afsendelsen af mails

Er du tit for hurtig på aftrækkeren, kan det være en god ide at forsinke afsendelsen af mails et par minutter.

1. Ã…bn Guiden Regler

Vælg Funktioner-menuen | Regler og advarsler. Så åbnes Regler og beskeder-dialogboksen. På Regler for e-mail-fanen klikker du på Ny regel-knappen.

Så åbnes Guiden Regler-dialogboksen, hvor du vælger Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel-gruppen. Klik på Næste-knappen.

2. Sortér visningen efter kategori

I guidens næste trin skal du ikke vælge noget, men klikke på Næste-knappen og svare "Ja" til at reglen skal anvendes på alle mails.

I det næste trin igen markerer du udskyd levering med et antal minutter-feltet, klikker på et antal-linket og vælger det antal minutter, du vil give dig selv som betænkningstid.

3. Men hvad nu hvis det er vigtigt?

Skulle du få behov for, at mailen bliver afsendt hurtigere, kan du oprette en særlig Haster-kategori, som du tildeler mails, der ikke skal fanges af reglen.

Opret en undtagelse i Guiden Reglers næstsidste trin, der undtager alle mails, der er markeret med "Haster"-kategorien fra reglen.